Logística/Sistemas de informação/Rastreabilidade/Processo de rastreabilidade GS1

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O processo de rastreabilidade GS1 é composto de 5 sub-processos e 18 passos (Rastreabilidade, [2009]):

Sub-Processos:

  1. Planear e Organizar;
  2. Alinhar Dados Mestre;
  3. Registar Dados;
  4. Requerer Rastreabilidade;
  5. Usar Informação.

Os sub-processos aplicados estão envolvidos numa série de passos sequenciais, que vão ser aplicados com o fim de garantir a disponibilidade de informação, baseando-se na ligação entre os parceiros comerciais de modo a que sejam cumpridas certas funcionalidades entre eles ao longo da cadeia de abastecimento. Tais processos visam todas e quaisquer necessidades do consumidor final.

Planear & Organizar

O sub-processo 1 determina a forma de gerir as ligações entre as entradas, as fases de rastreio internas e as saídas. É uma fase de pré-requisito que determina como se atribuem, recolhem, partilham e mantêm os dados de rastreabilidade.

Este sub-processo inicia-se quando os parceiros comerciais tomam a decisão de garantir a rastreabilidade de produtos e é dividido em 2 passos importantes:

  • Passo 1 – Atribuição, recolha, partilha e manutenção dos dados de rastreabilidade.

Baseia-se numa decisão sobre o sistema de identificação que se deve utilizar, bem como o transporte de informação.

  • Passo 2 – Determinação das ligações entre as entradas, os processos internos, as saídas e como gerir essas ligações.

É neste passo que se vai garantir uma correcta conexão entre os artigos de entrada e de saída através do registo e manutenção de informação relativa aos mesmos. É um procedimento interno, pode ser entendido como rastreabilidade interna.

O sub-processo 1 termina quando os dois passos anteriores estão decididos, tem-se então o resultado de um plano para implementar um sistema de rastreabilidade.

Alinhar dados mestre

No sub-processo 2 determina-se de que forma se vai atribuir a identificação às partes envolvidas e à localização física dos artigos.

Consegue-se garantir uma paridade adequada entre os dados de rastreabilidade e os artigos comerciais originados. Isto porque os parceiros comerciais conseguem compor os dados dos artigos de forma incisiva.

Figura 1. Alinhamento de dados mestre
  • Passo 3 – Atribuir identificação ao parceiro:

Parceiros comerciais devem estar claramente identificados com o GLN (Global Location Numbers).

  • Passo 4 – Atribuir identificação aos locais físicos:

Qualquer localização interna ou externa que necessite ser detectada deve conter imperativamente identificação, podendo ser feito a um nível abrangente (localização do armazém), ou ao nível do detalhe dentro do armazém, mais propriamente identificação precisa da célula, através do GLN.

  • Passo 5 – Atribuir identificação aos activos da empresa:

Qualquer activo, que precise de ser localizável, deve ser claramente e globalmente identificado, pelo GIAI (Global Individual Asset Identifier) e pelo GRAI (Global Returnable Asset Identifier), isto no caso desse activo ser retornável.

  • Passo 6 – Atribuir identificação aos artigos comerciais:

Qualquer artigo comercial que precise de ser localizável, deve ser imperativamente identificado com um GTIN (Global Trade Item Number). Esta identificação aplica-se a qualquer nível de hierarquia do produto.

  • Passo 7 – Trocar dados mestre:

Na troca de dados mestre tem que se assegurar uma afectação adequada de toda a informação importante.

Uma vez alcançado o total e correcto alinhamento de dados mestre (Figura 1), dá-se por terminado o sub-processo 2.

Registar dados de rastreabilidade

O sub-processo 3 estabelece como atribuir e aplicar a identificação de artigos localizáveis e ainda como recolher, partilhar e armazenar os dados de rastreabilidade durante o fluxo físico (Figura 2).

Este sub-processo inicia-se quando existe necessidade de responder a um processo gerido por vendas, isto é, quando se cria inventário adicional directa ou indirectamente.

Figura 2. Registo de dados de rastreabilidade
  • Passo 8 – Atribuir identificação a um artigo localizável aquando da sua criação:

A identificação do artigo de ser única e atribuída aquando da sua concepção física. Deve ser decidido qual o nível de rastreabilidade do artigo e posteriormente o conjunto de dados que serão passíveis de troca entre os parceiros comerciais.

Quando o artigo localizável é um artigo comercial:

Normalmente qualquer identificação de artigo deve ser realizada através do GTIN («Global Trade Item Number»), no entanto para que se aplique o sistema de rastreabilidade, esta identificação não é suficiente, pelo que é necessário adicionar mais informação ao artigo. Esta informação consiste no número de série, SGTIN («Serialized Global Trade Identification Number»).

Quando o artigo localizável é uma unidade logística:

A identificação é feita através do SSCC («Serial Shipping Container Code»).

  • Passo 9 – Associar a identificação ao item através do transportador de identificação ou de um documento de acompanhamento, aquando de uma modificação:

Sempre que um artigo é modificado/transformado, este deve anexar uma identificação da ocorrência no próprio artigo, caso não seja possível deverá existir um documento anexado ao artigo com tais modificações, para efeitos de identificação.

  • Passo 10 – Aquando do envio e recepção, capturar a identificação do item ou do activo social que o contém a partir do transportador de identificação:

Todas as fontes e destinos de artigos localizáveis, devem recolher a identificação do item ou do activo.

  • Passo 11 – Recolher, por qualquer método, todos os dados inclusivé informação de rastreabilidade de fontes internas e externas:

Deve ser fornecido pela origem do artigo, qualquer forma de reunir e associar toda e qualquer informação relevante para o artigo.

  • Passo 12 – Partilha de informação de rastreabilidade através de qualquer meio possível.
  • Passo 13 – Armazenar os dados de rastreabilidade:

O armazenamento de dados de rastreabilidade conclui-se quando o artigo é entregue no ponto final de venda de produtos, ou ainda quando o artigo é destruído. Entenda-se por destruído a saída do processo de rastreabilidade.

O objectivo adquirido através deste sub-processo é a capacidade que os parceiros de rastreabilidade obtém de conseguir identificar os artigos enquanto estes se movem ao longo de uma cadeia de abastecimento.

Requerer rastreabilidade
Figura 3. Pedido de rastreabilidade

Este é um sub-processo determinante na rastreabilidade, uma vez que pode ser iniciado um pedido de rastreabilidade por parte dos parceiros de rastreabilidade devido a uma queixa das autoridades ou do consumidor como consequência a um produto com defeito, podendo levar à recolha ou retirada desse produto do mercado (Figura 3).

A rastreabilidade deve funcionar um passo à frente e um passo atrás na cadeia de abastecimento, sendo que o pedido de rastreabilidade pode originar pedidos vários niveis abaixo ou acima da cadeia de abastecimento.

Passo 14 – Iniciar um pedido de rastreabilidade:

O parceiro comercial que pretenda iniciar um pedido de rastreabilidade tem que fornecer alguns dados para que a fonte de rastreabilidade consiga encontrar toda a informação relativa ao artigo pretendido. Os dados fornecidos devem ser os seguintes: Identificação do artigo; identificação do parceiro ou os seus atributos; identificação do local; data e hora; período de tempo e processo de identificação.

Passo 15 – Recepção do pedido de rastreabilidade:

Receber e identificar de forma correcta os requisitos de pedido, uma vez que o pedido pode dar origem a outras solicitações de rastreabilidade posteriores a outros parceiros.

Passo 16 – Enviar a resposta ao pedido de rastreabilidade.

Passo 17 – Receber a resposta ao pedido de rastreabilidade.

Usar informação

Este sub-processo inicia-se quando parceiros de negócio decidem usar a informação, permitindo o uso dos processos anteriores para eventuais necessidades.

Passo 18 – Actuar.

O objectivo do sub-processo é permitir o uso da restrabilidade e cumprir os requisitos legais, de forma que todos os passos de rastreabilidade estão inseridos nos requerimentos legais de negócio.

  • Tabela 1. Grelha de verificação para a implementação de rastreabilidade
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