Logística/Sistemas de informação/Processamento de encomendas/Exemplo de processamento de uma encomenda

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O processamento de encomendas é feito nas mais variadas situações. Este exemplo, refere-se a uma encomenda industrial. Uma parte das actividades pode ser automatizada, no entanto, a maioria é feita manualmente. Um fabricante produz mangueiras, válvulas e conectores para uso industrial, de acordo com as especificações do cliente. Processa uma média de 50 pedidos por dia, tem um tempo de ciclo total entre 15 e 25 dias e um tempo de ciclo de processamento entre 4 e 8 dias. O sistema de processamento de encomendas foi projectado da seguinte forma (Ballou, 2006, p. 125-127):

  • As encomendas do cliente são recebidas via postal ou telefónica na sede da empresa, do vendedor ou directamente do cliente. As encomendas não são feitas pela Web porque os clientes têm receio que sejam vistas pela concorrência. Não é usado o sistema electronic data interchange (EDI).
  • Quando a sede recebe uma encomenda por telefone, esta é transcrita, resumidamente, por um funcionário para um formulário. As encomendas são encaminhadas, diariamente, para o gerente das vendas.
  • O gerente das vendas analisa as encomendas e redige instruções para as encomendas dos clientes com necessidades diferenciadas.
  • As encomendas são enviadas para os funcionários encarregues de as preparar, que as transcrevem para os formulários da empresa.
  • As encomendas são enviadas para o departamento de contabilidade, onde é analisado o crédito do cliente, passando, de seguida, para o departamento de vendas para conferir os preços.
  • O departamento de processamento de dados introduz as informações das encomendas no computador para serem transmitidas à fábrica, que faz uma verificação geral da encomenda.
  • O representante do serviço ao cliente confere a encomenda, transmitindo-a à fábrica adequada. Uma notificação é enviada ao cliente por correio electrónico, confirmando o recebimento da encomenda.