Logística/Sistemas de informação/Processamento de encomendas/Preparação da encomenda

Da preparação da encomenda fazem parte todas as actividades relacionadas com a recolha de informações acerca dos produtos e serviços pretendidos e com a sua requisição formal para que sejam adquiridos. O preenchimento de formulários, a determinação da disponibilidade de existências e a transmissão da encomenda a um encarregado de vendas podem também fazer parte da preparação da encomenda. Com o desenvolvimento da tecnologia, estas actividades passaram a estar muito facilitadas.

Existem várias ferramentas que são uma grande ajuda, tais como: o código de barras, que nos dá a descrição dos produtos pretendidos, incluindo o tamanho e quantidade; os páginas Web dos fornecedores com informação acerca dos seus produtos ou até a possibilidade de fazer as encomendas online; ou os computadores das empresas, que através da troca electrónica de dados, geram encomendas directamente, evitando as faltas de existências.

Estas tecnologias vão, aos poucos, eliminando várias tarefas, que anteriormente tinham de ser feitas manualmente, tornando o tempo de preparação da encomenda mais curto e reduzindo, assim, o tempo de ciclo da encomenda do cliente (Ballou, 2006, p. 122-123).