Logística/Sistemas de informação/Processamento de encomendas/Atendimento da encomenda

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Antes de se poder aviar uma encomenda, há várias tarefas que têm de ser realizadas: verificar a exactidão das informações na encomenda, tais como, a descrição, quantidade e preço dos artigos; conferir se há disponibilidade dos itens encomendados em armazém; tratar dos documentos correspondentes a encomendas pendentes ou canceladas, conforme o caso; verificar a situação de crédito do cliente; transcrever as informações da encomenda de acordo com o necessário; e facturar a encomenda. Estas tarefas são indispensáveis e podem ainda surgir outras tarefas de preparação adicionais, antes da encomenda estar em condições de ser aviada. Já existem sistemas automatizados para realizar estas tarefas.

Os avanços tecnológicos assumem grande importância no atendimento das encomendas. Os códigos de barras, leitores ópticos e computadores trouxeram enormes benefícios para estas actividades. Estima-se que estas tecnologias permitiram reduzir, substancialmente, o total de gastos das empresas, nas suas cadeias logísticas. O sector da saúde é um bom exemplo, pois o uso de códigos de barras nos seus produtos reduziu, de forma drástica, os custos logísticos.

O atendimento das encomendas também sofreu uma grande mudança com a utilização dos computadores, que substituíram as contagens de existências e acções de transcrição manuais. Desta forma, os templos de ciclo das encomendas foram muito reduzidos.

A distribuição de tarefas no atendimento de encomendas, o seu agrupamento, os limites de quantidade e o momento de entrada das encomendas afectam o tempo de ciclo, ou seja, se uma equipa de vendas se organizar e realizar várias tarefas simultaneamente, pode conseguir reduzir o tempo de ciclo da encomenda. A imposição de uma quantidade mínima de encomenda pode reduzir os custos de transporte. Juntando várias encomendas da mesma região, pode ser criada uma rota de transporte eficiente (Ballou, 2006, p. 123-125).