Logística/Gestão de armazéns/Recepção e expedição/Operações de recepção e expedição

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As actividades de recepção e expedição têm o seu início com a entrada da transportadora nas instalações e termina quando esta sai das instalações. Podem surgir problemas no planeamento da recepção e expedição de materiais no armazém se as transportadoras não forem escolhidas adequadamente; a posição dos transportes e as suas características são factores importantes que influenciam a recepção e expedição, de tal modo que os transportes devem ser vistos como parte integrante da recepção e expedição. Consequentemente, todas as tarefas dos transportes no local são incluídas no planeamento da recepção e expedição (Tompkins et al., 2003, p. 406).

De acordo com (Ackerman, 1998, p. 793) pode-se dizer que a recepção é, regra geral, um processo aparentemente, muito simples na maior parte das instalações, pois assume-se que a separação, preparação de pedidos e expedição são actividades mais exigentes em mão de obra no armazém e, desta forma, irão receber mais atenção do que a recepção. A ocorrência de um erro na recepção, no entanto, pode causar tantos problemas como os erros na satisfação de pedidos e expedição.

As actividades necessárias para a recepção são:

  1. Contacto do condutor da transportadora com o armazém para marcação de uma hora para a entrega do material e fornecimento de informação sobre o material transportado;
  2. Verificação do funcionário encarregue das recepções no armazém do aviso de entrega e confirmação da informação recebida do condutor da transportadora;
  3. Atribuição um lugar especifico ao veículo para a descarga;
  4. Bloquear as rodas do veículo para assegurar a sua imobilização;
  5. Verificação do selo do veículo e remoção do mesmo na presença de um representante da transportadora;
  6. Inspecção da carga para aprovação ou rejeição;
  7. Descarregado material paletizado do veículo;
  8. Descarregado material não-paletizado e solto do veículo;
  9. O material recebido é disposto no chão e preparado para contagem e inspecção final;
  10. Remoção dos artigos danificados;
  11. Armazenagem das mercadorias nas zona indicadas.

Os requisitos do armazém para a recepção são:

  1. Área suficiente para manobrar e encontrar os veículos;
  2. Existência de niveladores de cais e ganchos para facilitar a descarrega;
  3. Área de preparação para paletizar ou contentorizar as mercadorias;
  4. Área suficiente para colocar as mercadorias antes de serem despachadas;
  5. Acesso a um sistema informático para o registo electrónico das encomendas e produção de relatórios;
  6. Escritório para guardar documentos e elaborar relatórios.

As actividades necessárias para a expedição são:

  1. Agregar e embalar a encomenda;
  2. Arrumar e verificar a encomenda;
  3. Comparar a guia de remessa com a encomenda;
  4. Identificar e fixar o veículo no cais;
  5. Posicionar e fixar os niveladores de cais e ganchos;
  6. Carregar o veículo;
  7. Expedir o veículo.

Os requisitos do armazém para a expedição são:

  1. Área suficiente para preparar as encomendas;
  2. Utilização de um de sistema informático para o registo electrónico das expedições e encomendas de clientes;
  3. Área suficiente para manobrar e encontrar os veículos;
  4. Existência de niveladores de cais para facilitar a carga dos veículos.

Algumas características importantes do armazém para a recepção e a expedição:

  1. Percurso directo entre os veículos, áreas tampão e de preparação e áreas de armazenagem;
  2. Fluxo contínuo sem excessivo congestionamento ou paragens;
  3. Uma área concentrada de operações que minimize a movimentação de materiais e aumente a eficiência da supervisão;
  4. Movimentação de materiais eficiente;
  5. Operações realizadas com segurança;
  6. Minimização de estragos;
  7. Limpeza fácil

Os requisitos para empregados, equipamento e espaço na actividade de recepção e expedição vão depender da eficácia dos programas que integram dados da pré-recepção e pós-expedição. Na pré-recepção, tem-se o exemplo da redução da quantidade de mercadorias a receber em horas de ponta, através da colaboração com fornecedores e vendedores. Outro exemplo é a possibilidade de influenciar a configuração das unidades de carga a receber, o que pode ser importante se a configuração não for compatível com o sistema de movimentação de materiais das instalações. Por último, tem-se a criação de uma interface entre sistemas de informação do vendedor e da empresa, pois quanto mais rápido e mais precisa é realizada a recepção, maior é o benefício para ambos. O departamento de contabilidade obtém a informação e realiza os pagamentos mais cedo e as mercadorias são disponibilizadas mais rapidamente, em vez de ficarem imobilizadas. Tal como a empresa deseja influenciar o vendedor, o cliente deseja influenciar o fornecedor. Assim, têm que se considerar as actividades de pós-expedição. Para além das razões citadas acima para a pré-recepção, há ainda a ter em conta as embalagens retornáveis, os produtos devolvidos, o regresso das transportadoras e programação das expedições. Se forem expedidas mercadorias em embalagens retornáveis, deve-se dispôr de um sistema para localizar as embalagens e assegurar que são devolvidas. As mercadorias são devolvidas por não apresentarem a qualidade exigida pelo cliente, devido a erros de quantidade ou tipo de mercadoria expedida ou por mera rejeição pelo cliente. Estas mercadorias devolvidas devem ser manuseadas e criado de um sistema próprio para o efeito. Se o fornecedor possuir a sua própria transportadora, deve ser tido em consideração que a viagem de retorno pode ser utilizada no transporte de, por exemplo, embalagens retornáveis. Quanto à programação das encomendas, deve ser confiável e precisa pois tem um grande impacto nas necessidades de recursos para a expedição.

Figura 1. Cais de carga e descarga

É importante a coordenação as actividades de recepção e dos vendedores e de expedição e dos clientes. É também importante coordenar as actividades de recepção e produção, produção e expedição e de recepção e expedição.

A sequência natural do fluxo de materiais é: fornecedor, recepção, armazenamento, produção, nova armazenagem, expedição e cliente. Em alguns casos, os materiais podem ir directamente da recepção para a produção e da produção para a expedição.

Uma decisão muito importante no planeamento das operações de recepção e expedição é a opção de centralizar as duas operações. Tal como se pode observar na Figura 7.3 do Tompkins et al. (2003, p. 409), existem diversas configurações possíveis para as áreas de recepção e expedição, dependendo do acesso das transportadoras às instalações. A opção de centralizar a recepção e expedição depende de vários factores. Um bom exemplo é restringir a actividade de recepção às manhãs e a de expedição às tardes. Pode-se, assim, utilizar os mesmos cais (Figura 1), operadores, equipamentos e espaço de preparação. Se as actividades ocorrerem simultaneamente, é necessária uma maior supervisão, de modo a assegurar que as mercadorias recebidas e expedidas não se misturam. A opção de centralizar as duas actividades deve ser estudada, determinando os prós e contras antes de ser tomada uma decisão (Tompkins et al., 2003, p. 406-410).