A Secretária Moderna/A secretária moderna

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De acordo com Azevedo e Ivanize (2002) a secretária é uma assessora, ou seja, uma profissional de quem se espera resultados, podendo esses resultados ser obtidos por meio de seu sólido conhecimentos técnico, domínio operacional de equipamento, habilidade pessoal e também pela coordenação de alguns serviços. Muitos são os saberes essenciais que constituem o sucesso da secretária dos quais citamos os seguintes:

  • Rotina diária, utilizando das técnicas de secretariado (panejamento, organização e controlo de agenda arquivos, flow-up, reuniões, viagens, etc).
  • Uso efectivo da comunicação nos mais diversos canais disponíveis (telefone, redacção de texto, recepção de clientes etc.) inclusivos em outros idiomas.
  • Gerenciamento do tempo, utilizando-se de técnicas que lhe permitem auxiliar o executivo a gerenciar melhor o tempo dele, possibilitando uma rotina de trabalho voltada a assuntos realmente relevantes.
  • Relacionamento interpessoal, criando condições para que o relacionamento entre as pessoas seja harmonioso e transcorre sem conflitos.
  • Supervisão de diversas áreas (telefonia, despacho e manuseio de correspondência serviços de protocolo, recepção e copa).

Além disso, como a secretária ocupa o papel de assessora de seu executivo, necessita conhecer as mesmas técnicas utilizadas por ela no seu dia-a-dia. Para compreender suas acções, ou seja, liderança, motivação, comunicação efectiva, negociação e criatividade a secretária deve possuir ainda algumas qualidades básicas para o bom desempenho da sua profissão.

Segundo Bond e Oliveira (2012) no livro Manual de Secretariado volume II espera-se que o secretário/a desempenhe ainda as seguintes funções:

  • Tomar decisões;
  • Ser proactivo
  • Deve ter opinião própria,
  • Comunicando se bem com as pessoas;
  • Relacionar-se bem com todos;
  • Deve também saber comunicar-se em idiomas estrangeiros;
  • Quando necessário, coordenar pessoas, administrar relacionamentos e conflitos;
  • Promover eventos cerimoniais e protocolares;
  • Escrever textos e apresentações usando dispositivos electrónicos de formas autónomas, sem precisar que o chefe dite cada palavra;
  • Fazer relatório;
  • Gerenciar recursos financeiros reduzir o custo do próprio departamento na medida do possível;
  • Estruturar sistema de informação, de modo que o conhecimento fica disponível.

Hoje, o trabalho da secretária é também estratégico por isso a secretaria precisa conhecer bem a empresa, a filosofia, o clima, a cultura da organização e diversos campos como a administração, planejamento comunicação, psicologia, liderança, marketing e finanças. Estamos a viver numa época onde a Globalização é a palavra que ganhar cada vez mais espaço, por isso a secretaria moderna precisa estar familiarizada com as novas tecnologias que lhe são impostas.

Dentro das empresas é cada vez mais exigida uma qualificação digital de alto nível, e para a  secretária que tem o papel de "agente facilitador" é primordial que esteja pronta para desenvolver trabalhos digitais, sanar dúvidas de seu gestor e equipes. Estar atenta às inovações tecnológicas é importante para o crescimento profissional, assim como tentar entender o uso dessas ferramentas para melhorar a comunicação e troca de informações no ambiente corporativo.  

Assim para uma secretaria moderna, deve saber fazer contratos que podem ser lidos previamente em um ipad, smartfone, etc, e-mails são facilmente lidos e respondidos via celular, a transmissão de reuniões internacionais por vídeo conferência o que faz poupar o deslocamento físico e gasto com viagens, digitalizar documentos importantes é mais seguro do que manter certas coisas em papel. A secretária precisa entender que isso também serve para facilitar em  sua própria vida, auxiliando na melhor divisão da vida pessoal e profissional, principalmente as executivas que precisam cuidar da agenda dos chefes até em finais de semana.

A mudança no perfil da profissão de secretariado representou um ganho financeiro. Hoje, a profissão é mais valorizada e há secretárias com salários bem atraentes sobre tudo em grandes empresas e multinacionais.