Curso básico de LibreOffice/Mala direta

Comum aos processadores de texto, o recurso de Mala Direta nos permite enviar, por meios físicos ou eletronicamente, documentos formais de maneira personalizada. Por exemplo, em se tendo um campo com o sexo do destinatário, e possível personalizar a saudação a partir deste critério. para se criar um documento de Mala Direta no LibreOffice.org, Writer, aponte para "Ferramentas", "Assistente de Mala Direta". Ao abrir, o Assistente fará as perguntas de praxe;

Logo na Etapa 1 (vide figura abaixo), será possível definir um documento-base ou utilizar o corrente (atual). Se você possui no disco rígido um arquivo com os dados a serem enviados, opte pelo item "Iniciar a partir de um arquivo existente". Também é possível, aqui, trabalhar o recurso Mala Direta a partir de modelos (opção Iniciar a partir de um modelo);

Passo 2 – Selecione o tipo de documento:

• 2. – Carta
• 2.2 – Mensagem de E-Mail

Ambos os tipos de documento permitem personalização da mensagem.

Passo 3 – Inserir Bloco de Endereço:

Você pode endereçar a sua mala direta a partir de uma planilha, o que é interessante, pois além da conveniência da formatação em si, permite manter a documentação dos dados em um formato facilmente exportável, malgrado o .csv também o seja. Mas a planilha, para os usuários em geral, é mais transparente e mais fácil de manipular. Pode-se importar os dados do LibreOffice.org - Calc, bem como de uma planilha do MS Excel, por exemplo.

Se se utilizar o SGBD nativo do LibreOffice.org, o Writer vai salvar esta lista no formato (universal) .CSV – o Word (testado na versão MSOffice 2003) a salvará no formato (proprietário) .MDB, o que restringirá o acesso a ferramentas livres. Isto é um ponto a ser considerado, sempre: a não-interoperabilidade – intencional – do modelo proprietário; de qualquer sorte, mesmo com as dificuldades criadas pela empresa Microsoft, utilizando-se um SGBD, como o próprio MS Access, por exemplo, é possível exportar o MDB para um DBF, o qual é reconhecido pelo LibreOffice.org.

Ao pedir para salvar o documento, qunado se tratar de um arquivo .CSV, o LibreOffice.org não emitirá nenhuma advertência sobre a utilização de nomes com espaços, mas, à guisa de evitar problemas, salve o seu arquivo .CSV, que é o próprio Banco de Dados da sua Mala Direta, em se utilizando o Banco de Dados interno, nativo, do aplicativo, sempre utilizando nomes sem espaços. Você pode utilizar pseudo-espaços, como por exemplo, o sublinha (_) delimitando os nomes e substituindo os espaços ou pode utilizar o método "corcova de camelo", muito usado em programação, onde todos as iniciais dos nomes começam com caixa-alta e sem espaço. Utilizando, por exemplo, o nome do Mala Direta – fictício: "BD Mala Direta Funcionários da Ativa.csv", o primeiro exemplo (pseudo-espaços) ficaria: "BD_Mala_Direta_Funcionários_da_Ativa.csv"; o exemplo seguinte seria: "BDMalaDiretaFuncionáriosdaAtiva.csv". Observe que não precisamos informar a extensão (.CSV). O LibreOffice.org a anexa automaticamente.

No caso de fontes externas, como planilhas, por exemplo, não se reproduziu nenhum erro de espaços em nomes.

Passo 4 – Criar Saudação

Neste passo, é possível criar: uma saudação geral e uma saudação personalizada. Se você desejar, por exemplo, criar uma saudação que reflita algum campo, como o sexo do destinatário, deixe esta opção habilitada – o default é desabilitada. Senão, desmarque a caixa Inserir saudação personalizada. Em Saudação geral, selecione a saudação que deverá aparecer no início de todos os documentos mesclados.

Passo 5 – Ajustar Layout – permite que se façam pequenos ajustes nos campos e no desenho (disposição) no texto do documento a ser mesclado. Clique em Próximo.

Passo 6 - Editar documento – O documento principal será editado, se desejado. Neste passo também é possível manipular documentos mesclados e a fonte de dados.

Passo 7 - Personalizar documento – O documento mesclado de cada destinatário será editado, se desejado.

Passo 8 - Escolha a saída dos documentos – imprimir, salvar, etc. Lembre-se de que é possível cancelar o assistente a qualquer momento, descartando as mudanças.

Importante: estando no documento-fonte do Mala-Direta, é possível editar diretamente os campos do banco de dados. Pressionando Ctrl-F9 os campos de mesclagem são exibidos de forma rotativa (liga-desliga).

Para arrastar os campos diretamente para o documento principal do Mala Direta, pressione F4. Esta ação abrirá o seletor de Fonte de dados. No topo do documento será aberto um visualizador dos dados a serem mesclados. Basta arrastar os campos desejados e, dentro do Assistente de Mala Direta, deixar desmarcada a opção "Este documento deve conter um bloco de endereço", já que você estará editando os locais dos dados manualmente. A opção de se endereçar o documento via modo default, apesar de ser mais rápida, tira um pouco da flexibilidade de formatação da mesclagem. Observe que este modo de geração do MD, sem endereçamento, e somente arrastando os campos para o seu documento-fonte permite muito mais controle sobre a formatação e não requer "Coincidir Campos". Ao se invocar a impressão de um documento-fonte, o Writer vai fazer seguinte crítica (observe figura abaixo):

Em se respondendo Não à pergunta do Processador de Textos, será impresso somente o documento-fonte do seu MD; em se respondendo Sim, o LibreOffice.org Writer exibirá uma tela de diálogo onde é possível se imprimir seletivamente os registros do seu arquivo de MD. Pense na seguinte situação: você acaba de imprimir 60 (sessenta) Certificados de Conclusão de um curso; ao término da impressão, observa que três (3) deles apresentam algum erro: sairam com alguma mancha, estão desalinhados, etc. Deverão ser reimpressos, claro. Com o recurso da impressão seletiva do MD do LibreOffice.org Writer isto não é problema. Veja a figura a seguir:

Na figura acima, só os campos selecionados (em destaque) serão impressos; para seleção não contígua, mantenha a tecla CTRL esquerda pressionada, como de praxe. Ao gerar a mescla (documento resultante do seu MD, Mala Direta) e imprimi-lo, você pode descartá-lo, seguramente. O que deve ser bem guardado é o seu documento principal (documento- fonte) e a sua fonte de dados, quando houver.

Como dito antes, ao endereçar, no seu MD, deixe desabilitada a opção "Este Documento Deverá Conter um Bloco de Endereço", no passo 3 do Assistente de MD. Utilize, para endereçamento, o Arrastar e Soltar dos Campos do Banco de Dados do MD. Se você não estiver se lembrado do nome do documento principal, recorra ao menu Arquivo → Documentos recentes e abra, a partir da lista, o sue documento-fonte.

Isto permitirá muito mais flexibilidade no posicionamento e na formatação dos campos. Observe a seguir: