A Secretária Moderna/O profissional de secretariado

Vários são os conceitos encontrados para secretária, porém é importante citarmos alguns deles de acordo com os seguintes autores: Alec Mackenzie Aurélio Buarque de Holanda Ferreira, Elizabeth Vierag Garcia, e alguns conceitos encontrados no dicionário Priberan da Língua Portuguesa.

Segundo o dicionário Priberan da Língua Portuguesa, secretária é a pessoa que está ao serviço de outra ou de uma empresa ou entidade, e que tem a seu cargo a gestão e redacção da correspondência, a classificação de documentos, o atendimento de chamadas telefónicas, a gestão e agendamento de reuniões, consultas, tarefas, viagens, contactos, etc, dessa pessoa ou entidade.

Na perspectiva de Alec Mackenzie, Secretária é uma funcionária administrativa com autoridade delegada pelo seu chefe (executivo) para desempenhar atividades que aliviam a carga de trabalho do superior de modo que ele possa concentrar-se nos seus principais objetivos e funções. Normalmente os cargos de chefia possuem uma secretária. É aquela que assessoria presidentes, directores e gerentes de empresas.

Segundo Aurélio Buarque de Holanda Ferreira, Secretário (a) “é aquele que se incumbe de determinadas redações, que se ocupa da organização e do funcionamento de um serviço administrativo”. Os empregados (as) que no desempenho de suas atividades administram recursos materiais e humanos, tais como recepção e encaminhamento de visitas, controle e responsabilidade com motoristas, mensageiros, agenda, telefone, fax, computador, copiadora etc., caracterizam-se como secretários (as) e têm um papel relevante junto aos gerentes.

Garcia (2000) diz que ser secretária é saber dizer e fazer as coisas certas nos horários certos para seu superior, ser secretária é ser uma profissional pronta para atender, aprender, ensinar utilizar técnicas que auxiliam no trabalho da empresa e alcançar obejectivos. Ser secretaria é mostrar que elegância e delicadeza somada à competência e inteligência formam uma excelente profissional.

De acordo com os autores Aurélio e Elizabeth anteriormente citados, a profissão de secretariado existe há séculos e os escribas são os precursores dessa profissão, pois eram os homens de confiança dos grandes reis e, por dominarem a escrita eram os responsáveis por dirigir as leis ditadas pelos dirigentes de uma determinada região.

Ainda de acordo com os mesmos autores a comparação é muito pertinente, pois o secretario de hoje possui atribuições bem próximas das realizadas pelos escribas. São pessoas de confiança, geralmente próximas aos dirigentes, porém seu campo de atuação é muito mais amplo em virtude da evolução tecnológica ocorrida ao longo do tempo e actuam como apoio nos mais diversos níveis empresariais.