A Secretária Moderna/O perfil do profissional de secretariado

Tendo em conta as frequentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios como a globalização e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do secretário. Alonso (2002) atesta que este profissional conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas actividades específicas, mas actuando também no contexto direccional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitados Planear, organizar e executar actividades secretariais específicas;

• Assessorar directa ou indirectamente executivos;
• Participar e discutir objectivos e metas da organização, adoptando a filosofia empresarial e intermediando em actos decisórios da mesma;
• Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais;
• Organizar eventos dentro de regras protocolares e de etiqueta social;
• Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância;
• Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, e secretariais, e se bilingue, actuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e áudio - compreensão) dos idiomas;
• Actuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, directoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

De acordo com Alonso (2002), muitas empresas não têm conhecimento das habilidades secretariais e administrativas de um profissional de Secretário Executivo, formado academicamente em nível superior. Como é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino adequaram suas grades curriculares para que os profissionais de Secretariado pudessem actuar como empreendedores, com visão holística da empresa.

Assim é que hoje, cabe a esse profissional actuar como um “filtro” na directoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe à decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.