A Secretária Moderna/Competência Técnica
Na perspectiva de Magalhães e Souza (2001) “técnicas secretarias é o conhecimento de métodos para o desenvolvimento de actividades administrativas que irão assegurar a eficácia de resultados”.
Não importa o tempo de profissão que o profissional de Secretariado tenha, precisa diariamente aplicar suas habilidades e principalmente suas técnicas secretariais, aperfeiçoando-as constantemente, para um resultado eficaz.
As organizações esperam dos profissionais de Secretariado a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas actividades, que seja digna de confiança, que saiba delegar actividades e que tenha habilidades para trabalhar em equipas.
É tarefa do profissional de Secretariado, classificar e dar soluções aos mais variados assuntos, tais como redigir cartas, memorandos e documentos de todos os tipos, organizar a mesa do executivo e atende-lo, seleccionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo executivo, manter contacto com outros departamentos, secretariar reuniões e preparar roteiros de viagem, e para exercer todas estas actividades, é preciso ser flexível e manifestar interesse por realizar diferentes actividades.
O profissional de Secretariado precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor será o seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tal, deve esforçar-se continuamente para tornar seu desempenho satisfatório. São muitas as actividades que o profissional de Secretariado é responsável, para tanto serão citada três actividades principais e de total importância.
- Viagem – a organização de viagens é uma actividade que envolve diversas etapas e é indispensável que o profissional de Secretariado tenha eficácia ao planejar um roteiro para o executivo. Qualquer falta ou esquecimento poderá comprometer irremediavelmente a viagem e o sucesso dos negócios. Portanto, assim que o executivo fornecer o itinerário da viagem é preciso começar a providenciar as passagens e as reservas de hotéis. Isso pode ser feito directamente ou por intermédio de uma agência de viagens que oferecem varias vantagens. Seja longa ou curta uma viagem, ao programá-la tenha o máximo de cuidados com pequenos detalhes.
- Reuniões – o papel do profissional de Secretariado é organizar com o executivo uma relação das pessoas que participarão da reunião, não fazendo apenas convocações verbais, mas também por escrito com a máxima antecedência possível. O grau de formalidade dos convites para a reunião deve conter: local, data e horário da reunião, assunto a ser tratado e um pedido de confirmação da presença. O profissional de Secretariado deve permanecer em contato com os outros profissionais e registrar todas as confirmações e desistências. A medida que for tomando conhecimento, deverá comunicar para seu executivo, talvez ele queira incluir novos nomes substituindo dos convites recusados. Também é sua atribuição, fazer a preparação da sala de reuniões e assessorar durante a reunião.
- Organização de Eventos - evento é um acontecimento confraternizacional com uma formatação especial, uma realização que assume uma realidade própria, observando-se a natureza desse fim, podendo apresentar em carácter administrativo, económico, político, social, educativo, recreativo, turístico, desportivo ou lúdico. Esses encontros contribuem também para tratar todo e qualquer assunto com um público de interesse, atribuindo-lhes uma natureza real e objectiva. É indispensável o trabalho do profissional em todas as etapas da organização.