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O inventário é omnipresente nas organizações de hoje em dia estando amplamente distribuído e em grande número.

As existências do ponto de vista de fabricação poderão ser consideradas como as matérias-primas, que estão em espera para entrarem no processo de produção, o material que está em processamento de fabrico e o material acabado. Este produto final poderá estar distribuído em armazéns ao longo do sistema de distribuição.

A gestão de existências traduz-se como uma gestão de uma vasta diversidade de produtos. Os itens podem diferir no seu peso, forma, volume, cor e custo. Os seus locais de armazenamento poderão ter requisitos rigorosos como por exemplo no ambiente de conservação, tais como a temperatura de conservação, a humidade e a poeira envolvente. O seu transporte também pode ser feito de variadíssimos meios, como de comboio, barco, camião, aeronaves, oleodutos, transportadores de cargas entre outros.

As unidades em stock devem ser classificadas em categorias de forma a reduzir o inventário. A complexidade do inventário requer que sejam aplicados procedimentos para a gerir e dividir os stocks em categorias. É inevitável que o tipo de controlo de existências seleccionado terá um impacto em toda a organização da empresa.

O ponto de partida no desenvolvimento de um sistema de controlo é uma análise de objectivos do sistema destinado. Este procedimento permite perceber quais são as actividades críticas nas operações em que o controlo pode ser mais eficiente.

É determinante que o mecanismo satisfaça o serviço e os objectivos operacionais no mínimo custo possível. Por esta razão é da responsabilidade da gestão de topo seleccionar o sistema de controlo e estabelecer níveis de stocks agregados.

Um sistema de operações deve indicar como as situações devem ser tratadas através de regras pré-determinadas e de procedimentos.

Enquanto o sistema opera terão de ser feitos ajustes para:

  • Garantir que os bens e materiais estão disponíveis em número suficiente
  • Identificar excessos e a rapidez de movimentação dos itens
  • Fornecer informações precisas, concisas e garantir o envio de relatórios em tempo útil para os responsáveis pela gestão

O estabelecimento de políticas operacionais do inventário geralmente é baseado na análise de custo. Esta análise terá de ser racional, lógica e emotiva. Apesar da sua exactidão o uso de técnicas matemáticas avançadas não resultará necessariamente num sistema efectivo.

Se não for minimizada a importância das técnicas quantitativas, deve-se entender que um sistema de inventário completo envolve muito mais do que um simples modelo de stocks refinado. Todos os aspectos do sistema têm de ser considerados e não apenas os modelos específicos.

Existem 6 áreas vitais para o desenvolvimento e manutenção do sistema, e uma quebra em qualquer uma delas pode comprometer a eficiência de todo o sistema. Essas áreas são:

  • O desenvolvimento de previsões de procura e tratamento de erros de previsão;
  • A selecção dos modelos do inventário (EOQ, EOI, EPQ, DRP e MRP);
  • Medição dos custos do inventário (finalidade, espera e falta de stock);
  • Os métodos usados para gravar e contabilizar artigos;
  • Os métodos de recepção, armazenamento, manipulação e edição de artigos;
  • Os procedimentos de informação usados para relatar excepções.