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O valor do aprovisionamento

A importância do aprovisionameto

Em norma, as empresas negligenciam os custos do aprovisionamento devido à sua complexidade. Todos os processos inerentes a uma empresa como o marketing, produção e vendas são aspectos que exigem muita atenção e tiram ênfase ao aprovisionamento. Isto é de certa forma errado visto que os serviços e os materiais comprados representam 25 a 40 porcento do valor de venda do produto final. Uma área de custos tão grande não pode ser assim negligenciada.

Nos anos 30, o departamento de teoria laborais de Adam Smith criou uma maneira de organizar trabalho por funções para aumentar a eficiência dos operários. Esta organização criou o departamento da procura que foi concebido para aumentar a eficiência de uma empresa em 3 áreas:

• Compra de materiais e serviços;
• Eficiência dos operários por tarefa;
• Beneficiar de compras em larga escala.

O departamento do aprovisionamento teria uma equipa de pessoas para realizar as tarefas de compra como:

• Produzir ordens de compra;
• Planear e receber materiais;
• Seleccionar fornecedores;
• Negociação de termos;
• Pagamento de contas;
• Desenvolvimento de contractos.

Este método funcionou bem até aos anos 70, mas nesta década surgiu o conceito de indivíduo e o poder das equipas. Estes dois novos conceitos organizacionais mudaram a organização de vários aspectos na empresa como a contabilidade serviços de informação e o próprio aprovisionamento. Estes novos conceitos nas antigas estruturas desequilibrou as organizações. Titulo

À medida que os indivíduos começaram a especificar mais e mais fornecedores, os departamentos responsáveis pela compra ficaram com a responsabilidade primária de processar ordens. Toda a atenção estava agora centrada em satisfazer as necessidades do indivíduo ou da equipa e perdeu-se foco em aspectos do aprovisionamento como a selecção de fornecedores, processo de compra e decisão de compra. Resumindo, a compra deixou de ser um acto administrativo favorável em demasiados negócios. Como resultado, grande parte dos negócios enfrentavam agora uma nova serie de problemas:

• A proliferação de fornecedores;
• Uma explosão de compras de baixo custo, resultando pouco tempo para estratégicas oportunidades de compra do lado dos fornecedores;
• Diversidade de fornecedores do mesmo produto com as mesmas características;
• A compra passou a ser um simples negócio transaccional sem qualquer gestão.

Estes problemas resultaram em custos adicionais ocultos. As milhares de compras a baixo custo, exigidas pelos indivíduos ou equipas, representavam no total entre 40 a 60% do valor das vendas. Estes custos ocultos e indirectos dariam azo a:

• Custos não competitivos para estas despesas;
• Altos custos de transacção;
• Negligência em tarefas administrativas como recepção de bens, auditorias.

O problema com tudo isto é a maximização do valor do dinheiro gasto em compras foi esquecido. Na situação actual onde todas as empresas procuram a maior redução de custos possível o departamento de aprovisionamento não pode ser esquecido. O Aprovisionamento tem simples conceitos e ferramentas para reavaliar o comportamento de uma empresa na altura das compras.

O aprovisionamento na actualidade

São vários os aspectos que podem ser melhorados no aprovisionamento:

• O tempo de ciclo para compras;
• O tempo de ciclo para implementação de melhorias;
• Pessoal fora do departamento que realiza funções indirectas relacionadas com a compra;
• Pouca dedicação à procura de boas localizações para melhoria do fornecimento;
• Falta de foco na inovação;
• Falta de preocupação em encontrar fornecedores chave para satisfazer clientes chave de modo a descobrir bons negócios.

Na actualidade, os mercados estão em constante mudança. Os preços variam diariamente, para todos os negócios, e é necessário a empresa conseguir manter-se a para conseguir atingir o sucesso. É então essencial ter em conta o tempo quando estudamos o aprovisionamento de uma empresa. O tempo de implementação de novas estruturas, a inovação e a melhoria têm de ser rápidas. Já há muito tempo que o aprovisionamento deixou de ser apenas uma compra de um material e tentar pagar a dívida. Agora é uma questão de descobrir como é que os fornecedores nos conseguem inserir mais rapidamente no mercado e como é que a empresa consegue melhorar quando aí chegarmos.

É importante a criação de pontes entre os fornecedores e os clientes. A ausência desta ponte inibe a possibilidade de o cliente melhorar a eficácia do seu negócio. Um bom cliente com um bom negócio é fundamental para qualquer empresa.

Compradores tradicionais	Gestores de aprovisionamento
Capacidade de satisfazer especificações Preços Entrega Termos de Contrato	Procura de um fornecedor mais competitivo Descobrir as melhores práticas para o uso do material Gerir a relação com o fornecedor Procura das melhores experiências e aprendizagens por parte do cliente Análise de custos do fornecedor

Tabela 1: Problemas relacionados com a compra

Cada aprovisionamento e serviço requerem uma estratégia bem definida para a sua compra e uso. Gestão do aprovisionamento: metodologia usada para examinar todas as facetas da compra e do uso dos materiais e serviços comprados. Processo designado para maximizar o valor do dinheiro investido em materiais e serviços comprados. É um processo que visa criar estratégias para gerir a procura e o uso dos materiais e serviços.

O novo papel do gestor do aprovisionamento é aceder ao mercado através de uma rede de bons fornecedores que:

• Satisfaçam todos os requisitos e benefícios;
• Tenham a melhor tecnologia, as melhores pratica e os melhores processos;
• Tenham as melhores estruturas de custos;
• Estejam actualizados com o mercado.

O gestor do aprovisionamento e o fornecedor criam uma estratégia para implementar um melhor sistema de entrega que inclua as melhores práticas para o uso e todos os processos de suporte e transacções. O aprovisionamento gere todas as compras e serviços para reduzir custos e foca os fornecedores em melhorarias na qualidade, consistência e uso.

O aprovisionamento tem com principal propósito optimizar o valor final de um produto para o cliente. A gestão do aprovisionamento tem como objectivo:

• Identificar os melhores fornecedores;
• Analisar todas as indústrias relacionadas e as relações custo/uso;
• Revelar o custo da compra, recibo, inventário e pagamento;
• Determinar o impacto na utilidade e tempo gasto de operários;
• Relacionar o valor dos materiais e serviços com as necessidades e uso do cliente.

A eficácia do aprovisionamento é medido em várias dimensões e não apenas no custo do material ou da aquisição. Entra em conta:

• O custo total, incluindo o custo da unidade, do inventario, descontos e impostos;
• Custos de utilização, gastos e qualidade;
• Custos do processo de compra;
• Tempo de ciclo entre o fornecedor e o cliente.

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	Processo de Procura	Processo de melhoria contínua	Processo de inovação
Conceitos chave	Análise do mercado/indústria Modelos de custos do fornecedor	Mapeamento da cadeia de preços Benchamrking	Anãlise da satisfação dos requisitos Criação de novas solucões Inovação em base do tempo
Efeitos	Fornecedores competitivos	Optimização do uso e do custo do material/serviço	Preparação para inovação
Benefícios	Consolidação com o fornecedor Redução de custos	Redução de custos Redução do tempo usado pelos operários	Aumento da receita Melhoria de custos

Tabela 2: Processos base da gestão do aprovisionamento

Gestão de fornecedores

Na escolha dos fornecedores é necessário ter em atenção as necessidades e requisitos do cliente. O fornecedor mais competitivo tende a ter as seguintes características:

• Baixos custos de produção devido a inovação da produção e infraestruturas;
• Têm um bom controlo de custos com processos de qualidade e cartas de controlo de produção;
• Constante inovação e boa tecnologia com uma boa rede de aprovisionamento;
• São normalmente os primeiros a chegar ao mercado com novos e inovadores produtos.

A análise de indústrias e mercados permite encontrar os melhores fornecedores, não só pelo valor do material/serviço, mas também pelo potencial do fornecedor para a inovação da empresa. Essa inovação atinge-se por se criar uma ligação entre o fornecedor e o cliente, onde há uma procura pelo fornecedor que melhor corresponda às necessidades e requisitos do cliente. Há também uma procura pelo fornecedor inovador, que forneça materiais propícios à criação de novos produtos para a empresa poder estar sempre actualizada e não vanguarda. É também dado ênfase à capacidade burocrática do fornecedor e o seu sistema de transporte.

No final de toda a ponderação, será escolhido o fornecedor que obtenha a melhor classificação geral, de acordo com as necessidades da empresa, nos seguintes aspectos:

• Competitividade tecnológica;
• Menores custos;
• Boa posição no mercado e que controle a estrutura de custos;
• Rede de transportes.

Sendo assim, o aprovisionamento tem com principal propósito optimizar o valor final de um produto para o cliente. No âmbito da gestão do aprovisionamento, a procura é definida pela pesquisa de fontes de fornecedoras que preencham todos os requisitos da entidade a aprovisionar. Esta processo terá três passos fundamentais:

• Pesquisa de fontes fornecedoras;
• Classificação das fontes fornecedoras;
• Selecção da fonte fornecedora.

Pesquisa de fontes fornecedoras

Existem factores que delimitam a pesquisa de fornecedores. A busca de fornecedores pode ser mais abrangente ou mais contida dependendo:

• Das características do aprovisionamento - Estas características referem-se ao tipo de compra que irá ser efectuada. Poderá ser uma primeira compra, uma compra repetida ou até uma modificação das especificações da compra;
• Das exigências do cliente - A pesquisa de fornecedores terá de ter uma postura mais ou menos selectiva de acordo com as exigências do cliente em relação à qualidade do produto final;
• Do tempo da pesquisa - Terá de ser feita uma análise para se apurar quais as complicações relativamente ao tempo da pesquisa de novos fornecedores e o tempo de recorrer aos fornecedores habituais e, após essa análise, apurar os limites da pesquisa de novos fornecedores.

Classificação e selecção das fontes fornecedoras

A classificação dos fornecedores localizados na pesquisa terá em conta a localização e dimensão do fornecedor e as características especificadas pelo produtor, intermediário ou cliente. Esta classificação tem como objectivo avaliar aspectos específicos do fornecedor. Após a classificação ser realizada, a avaliação do fornecedor segue uma hierarquia de especificações dadas pela empresa a ser aprovisionada. As especificações estão relacionadas com o preço, qualidade e entrega. A hierarquia de especificações exigida pelo cliente e a classificação dada aos fornecedores dão informações sólidas ao comprador na escolha da fonte abastecedora.

O comprador poderá avaliar e escolher o fornecedor com:

• Uma pontuação objectiva, onde seguirá a classificação e a hierarquia e escolher sem ponderações a fonte de aprovisionamento;
• Uma pontuação subjectiva, em que o comprador evitará erros de apreciação na classificação;
• Uma pontuação quantitativa, utilizando uma check list com as especificações do comprador ou números-índice de modo a medir o desenvolvimento do fornecedor.

Esta classificação e avaliação é extremamente importante e objectiva em relação às exigências do cliente, mas devemos sempre atender outros factores externos, como o tipo de fornecimento (simples ou múltiplo), as relações entre o comprador, o cliente e o fornecedor, a dimensão, expansibilidade e desenvolvimento das fontes de aprovisionamento.

Outro importante assunto no que trata seleccionar uma fonte de aprovisionamento, é qual o número ideal de forncedores. A resposta está no balanceamento entre os efeitos no custo total da compra e na segurança dos fornecimentos. No que toca a custos, escolher vários forncedores poderá baixar o preço da aquisição, mas em contrapartida poderá aumentar outros custos como o transporte, e impossibilitaria a hipótese de desconto sobre grandes volumes. No entanto a segurança no fornecimento estará garantida, visto que a empresa a aprovisionar não estará dependente apenas de um fornecedor, assegurando assim o aprovisionamento.

No entanto, recorrer a uma única fonte abastecedora é por vezes a única solução. Em certos casos onde a empresa necessita de produtos com tecnologia complexa ou patenteados, a reputação do fornecedor é favorável ou quando o cliente exige um determinado fornecedor, o comprador ver-se-à obrigado a recorrer a um único fornecedor. O problema estará na falta de segurança no aprovisionamento e o facto de as quantidades exigidas pelo comprador não poderem ser altas, aumentando em certos casos o preço do produto a adquirir.

  4. Negociação

  1. O que se negoceia;
  2. Como se negoceia;
  3. Curvas de aprendizagem.

     Por negociação entende-se qualquer forma de comunicação através da qual os participantes procuram explorar as sua forças relativas com vista a atingir fins específicos.
     Na área de aprovisionamentos o “que se negoceia” não é mais do que um conjunto de tópicos relacionados com a compra:
         * Modificação do preço;
         * Processo de fixação dos preços;
         * Descontos (quantidade, revenda ou financeiros);
         * Condições de pagamento;
         * Custos e condições de transporte;
         * Alteração de datas ou de especificações;
         * Acondicionamento, embalagem e distribuição;
         * Fornecimento de amostras;
         * Indemnizações, etc.

Como se negoceia

A negociação compreende, geralmente, três fases: pré-negociação, negociação propriamente dita e pós-negociação. A pré-negociação compreende todas as acções preliminares à negociação propriamente dita, designadamente:

   * Determinação de quem vai negociar;
   * Local da negociação (se aplicável);
   * Recolha de informações;
   * Fixação de objectivos;
   * Alinhamento de táticas e estratégias.

Para a negociação propriamente dita, algumas técnicas podem ser utilizadas, tais como:

   * Colocação de assuntos mais controversos no final da agenda, após obtenção de acordo em matérias mais consensuais;
   * Utilização da informação a disponibilizar como meio de pressão sobre a parte contrária;
   * Flexibilidade para efectuar concessões, mas sempre de forma a que se ”sacrifique um dedo para se conseguir um braço”.

A curva de aprendizagem ilustra o fenómeno da redução de horas de produção acumuladas à medida que aumenta o número de unidades produzidas (redução da hora de trabalho por unidade produzida). A utilização das curvas de aprendizagem no processo de negociação pode ser importante (prazos de entrega e custo global de encomendas), sendo de evitar nos seguintes casos:

   * Sempre que a aprendizagem não for constante;
   * Sempre que a relação custo/volume não se afigure significativa face ao custo de análise da curva de aprendizagem.

1. Funções do aprovisionamento

Gestão de fornecedores Na escolha dos fornecedores é necessário ter em atenção as necessidades e requisitos do cliente. O fornecedor mais competitivo tende a ter as seguintes características: • Baixos custos de produção devido a inovação da produção e infraestruturas • Têm um bom controlo de custos com processos de qualidade e cartas de controlo de produção • Constante inovação e boa tecnologia com uma boa rede de aprovisionamento • São normalmente os primeiros a chegar ao mercado com novos e inovadores produtos. A análise de indústrias e mercados permite encontrar os melhores fornecedores, não só pelo valor do material/serviço, mas também pelo potencial do fornecedor para a inovação da empresa. Essa inovação atinge-se por se criar uma ligação entre o fornecedor e o cliente, onde há uma procura pelo fornecedor que melhor corresponda às necessidades e requisitos do cliente. Há também uma procura pelo fornecedor inovador, que forneça materiais propícios à criação de novos produtos para a empresa poder estar sempre actualizada e não vanguarda. É também dado ênfase à capacidade burocrática do fornecedor e o seu sistema de transporte. No final de toda a ponderação, será escolhido o fornecedor que obtenha a melhor classificação geral, de acordo com as necessidades da empresa, nos seguintes aspectos: • Competitividade tecnológica • Menores custos • Boa posição no mercado e que controle a estrutura de custos • Rede de transportes