Construção coletiva/Seminário GED e Mídias Digitais

O Seminário

Evento destinado ao Gestor Informacional e Organizacional, Administradores, Advogados, Profissionais de TI e Qualidade, Consultores, Bibliotecários, Arquivistas que buscam histórico de sucesso e melhores práticas com tecnologias e metodologias para projetos de Gestão do Conhecimento, da Informação e do fluxo documental.

Palestrantes

• Roberto Francisco de Souza - Abordagem: Como uma empresa pode se tornar digital? É possível que processos e documentos fluam na organização por meios essencialmente digitais? Quais as dificuldades para uma implementação deste tipo? É possível chegarmos a uma empresa 100% digital? Como criar uma ambiente contextual e digital e obter o melhor da tecnologia da informação? Estas e outras questões serão abordadas na palestra Cada um no seu quadrado: A prática da empresa em Ambientes Digitais, de Roberto Francisco de Souza, na abertura do evento.

• Benedito Odair A. Rodrigues - Abordagem: Nesta apresentação será mostrado o sistema híbrido de documentação o qual une os benefícios e vantagens dos processos de digitalização e microfilmagem de documentos. Muitos imaginam que a digitalização substitui por completo a microfilmagem, mas existem pontos fundamentais onde a união dos dois processos fornece o melhor sistema de documentação para armazenamento de curto e longo prazo. O crescimento do volume de documentos em arquivo eletrônico permite que se utilizem o melhor das tecnologias de armazenamento para garantir o acesso a informação seja no curto como no longo prazo.

Atender a requisitos legais de guarda da informação também é outra preocupação que o sistema híbrido de documentos atende, combinando entre outros aspectos o acesso rápido a informação, custos reduzidos de armazenamento de longo prazo e estratégia de preservação da informação. Serão abordados alguns casos reais onde esta sendo usada esta tecnologia.

• Sérgio B. Mendes - Abordagem: Ainda não é plenamente conhecido no mercado o conceito de GED e suas tecnologias correlatas. O objetivo da palestra é explicitar os problemas das Organizações com gestão de processos, de projetos, gestão das informações e de fluxo documental, traduzindo-os em valores tangíveis. Trataremos de explicar os conceitos básicos de GED, exemplificando com alguns casos reais, demonstrando os amplos benefícios que esta tecnologia pode proporcionar às Organizações de qualquer tamanho e de qualquer área de atuação, fornecendo subsídios e evidências que permitem comprovar a viabilidade da implementação da tecnologia de GED - gerenciamento eletrônico de documentos em qualquer empresa.

Serão apresentados cases de implantação de projetos de GED para vários segmentos.

• Nisiclér Figueira - Abordagem: As inovações tecnológicas trouxeram não somente uma maior difusão da informação como proporcionaram um rápido e fácil acesso a imagens paradas e em movimento, o chamado acesso universal. A diversidade de suportes e o extraordinário aumento do volume de informações associados à dificuldade de conectividade entre as diversas tecnologias assim como a rápida obsolescência das mesmas tem levado os arquivos de imagem a uma constante mudança de cenários. A função exercida pelos profissionais de documentação vem sendo modificadas devido a necessidade de interação produtor da informação /arquivo / usuário. A dificuldade de escolha da linguagem que proporcione rápido acesso a informação desejada.

• Alex Prado - Abordagem: A nuvem é comumente o elemento gráfico que representa a Internet. A Computação em Nuvem (Cloud Computing) é a evolução de modelos conhecidos numa visão grandiosa e repleta de oportunidades e novas capacidades. O GED tem sito um modelo sub-utilizado, recebendo atenção de um número ainda pequeno de instituições, normalmente, grandes empresas. Os avanços da legalização do uso de documentação digital tem estimulado ainda mais o uso de ferramentas para o GED. A as pequenas e médias empresas, também grandes geradoras de informação, tem então a oportunidade de se aproximar deste assunto, ainda com restrições tecnológicas e orçamentárias. A Computação em Nuvem e o modelo de Software como Serviço (SaaS) vem permitir que todas empresas possam consumir recursos conforme sua estrutura e capacidade de investimento. Toda esta integração permite ainda novos negócios e o alcance de novos mercados (e clientes).

• Rosângela Cunha - Abordagem: Com o crescente volume de documentos de arquivos eletrônicos presentes nas organizações, em que se incluem os ambientes centrados em rede, têm aumentado a preocupação sobre sua gestão e preservação em longo prazo. A dificuldade fundamental da preservação digital advém da natureza dos próprios objetos que busca preservar. Diferentemente dos formatos tradicionais, os objetos digitais são acessíveis somente por meio de combinações específicas de componentes de hardware, software, mídia e pessoal técnico. Até bem pouco tempo atrás, a atenção de profissionais da informação concentrava-se, apenas, na longevidade do suporte físico onde a informação era armazenada. Esse posicionamento não é suficiente no mundo digital. Mesmo nas melhores condições de armazenamento, as mídias digitais podem ter sua vida interrompida pela falta ou inadequação de qualquer um dos demais componentes.

Documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um órgão, independente do suporte em que se apresentam, registram suas políticas, procedimentos e decisões. Serve de fonte de prova e de informação para a administração prestar contas das suas atividades e para o cidadão exercer seus direitos, sendo assim, faz se necessário a adoção de procedimentos rigorosos de controle para garantir de maneira duradoura a manutenção de suas características de autenticidade, fidedignidade, integridade e acessibilidade.

• Marcelo A. Müller Ferreira - Abordagem: Com a popularização de computadores de bolso, os chamados smartphones e PDA'S podemos cada vez mais transitar, visualizar e editar as informações e arquivos em qualquer lugar.

Editores de texto, planilhas, arquivos CAD podem hoje já ser editados e criados em equipamento de mão, trazendo mobilidade e flexibilidade as empresas, aumentando assim a produtividade e diminuindo o impacto ambiental pelo menor necessidade de uso de papeis. Esse avanço não somente impacta em países desenvolvidos onde já existem mais de um celular por pessoa, mas em países da África onde atualmente é o que mais cresce no mundo.

• Marcelo Bax - Abordagem: A apresentação iniciará com uma breve definição do conceito de Gestão de Conteúdo, sua relação com as áreas de Gestão da Informação e Conhecimento e sua importância como instrumento de gestão de empresas na sociedade da informação. Em seguida discute-se em que circunstâncias deve-se usar software livre ou proprietário para implantar a gestão de conteúdo na organização? Finalmente faz-se uma comparação entre os principais softwares livres focados na implantação da Gestão de Conteúdo, Wordpress, Joomla, Drupal e Plone. Discute-se em quais cenários adotar um ou outro.

• Leandro Ribeiro Negreiros - Abordagem: O desafio vivido pela Arquivologia de tornar acessível a grande massa de documentos produzida por organizações encontrou uma agravante com a introdução dos meios eletrônicos. A gestão de documentos arquivísticos, até então preocupada em garantir a produção, o uso e o armazenamento adequados destes, passou a considerar também a manutenção das propriedades de um documento em ambiente eletrônico que o caracterizam como um documento arquivístico. Dessa maneira, é importante garantir que documentos arquivísticos eletrônicos mantenham sua organicidade e naturalidade com que foram produzidos e unicidade no uso e no armazenamento. Além disso, é fundamental que sejam autênticos, ou seja, não tenham sofrido quaisquer alterações, e que sejam fiéis aos atos que atestam. Somente dessa maneira é possível garantir-lhes de modo eficaz a acessibilidade e o seu armazenamento tal qual os documentos ditos tradicionais. O acesso, no entanto, lançará mão da utilização de um ferramental tecnológico desenvolvido, sobretudo, com recursos da pesquisa realizada por profissionais da ciência da computação que, juntamente com arquivistas e/ou com profissionais ligados à atuação em arquivos, reunirão elementos da teoria e da prática da arquivologia e desenvolverão programas e aplicativos a partir de um modelo conceitual conjugado com as necessidades das organizações. Dessa maneira, faz-se necessário a existência de um instrumento que possa auxiliar no diálogo que deve ser estabelecido nas relações multidisciplinares, como é o caso do trabalho de seleção e avaliação de um SIGAD, e diminuir o “fosso” existente entre arquivistas e analistas de sistemas. O instrumento procurará alcançar um consenso com relação à terminologia utilizada, apontar diretrizes para o trabalho dos cientistas da computação e demonstrar as necessidades que requerem os documentos produzidos e acumulados no curso das atividades e funções de uma organização.

• Alexandre Maiali - Abordagem: Se a legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo e, digitalizá-los e ou autenticá-los não atende a obrigação legal de guarda dos documentos, o que fazer? Como eliminar gastos mensais com guarda de documentos em espaço interno ou terceirizado? Como obter múltiplos backups do documento original? Como substituir os documentos em papel por documentos eletrônicos, com pleno valor jurídico?

Temos a resposta através da Digitalização Registrada ®. Aprenda o que significa translação do documento original do suporte papel para o suporte digital e seu registro para guarda permanente e fácil consulta. Na Digitalização Registrada ® os documentos digitais são preservados como originais e com valor jurídico de original autentico, não como cópia autenticada, digitalizada ou micro filmada.

Temas complementares:

• Validade jurídica e força probatória;
• Aceitação por parte de entidades públicas;
• Vulnerabilidades e necessidades do ambiente eletrônico;
• Principais aplicações da Digitalização Registrada ® e a Contabilidade Eletrônica;
• Digitalização Registrada ® e a Contabilidade Eletrônica e o GED;
• Segurança no armazenamento de documentos eletrônicos;
• Cases de empresas no Brasil.

Metodologia

Para a gravação do GED, utilizou-se uma webcam Microsoft lifecam Vx1000, de 1.3 megapixel. Essa câmera possui microfone integrado, mas como não é bom para realizar captura de som ambiente, utilizou-se a captura de som com um microfone externo phillips. A mesa de áudio estava com defeito e não havia como fazer a captura pela mesa de som. Por causa disso, ouvem-se ruídos vindos de dentro do salão, mas não há nada que venha prejudicar a qualidade da transmissão.

A Conexão com a internet se realizou com minimodem 3G que sustentou sem problemas.

Para transmitir, utilizou-se um canal do watershed . Disponibilizou-se também um chat para as pessoas interagirem. Infelizmente o chat não foi tão bem aceito porque o evento não foi divulgado para públicos de interesse a tempo para agregar pessoas interessadas.

O evento foi transmitido pelos sites do TEIA e também no site da ALMIG Associação das Lan Houses de Minas Gerais.

Vídeos

• Parte I
• Parte II
• Parte III
• Parte IV
• Parte V
• Parte VI