Logística/Gestão de armazéns/Recepção e expedição/Planeamento do espaço para a recepção e para a expedição

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As operações de recepção e expedição requerem um planeamento metódico e aprofundado. Para serem devidamente planeadas, as áreas de recepção e expedição devem considerar as transportadoras como extensões dessas áreas, quando as transportadoras estão no local. O planeamento de espaço para a recepção e expedição requer um estudo prévio para definir as operações que vão decorrer nessas áreas. Uma vez obtidas essas informações, pode-se determinar as configurações do cais e o espaço necessário. Vai ser a combinação de instalações adequadas com manuseamento correcto e equipamento apropriado no cais que resulta num plano eficiente de operações recepção e expedição (Tompkins et al., 1984, p. 329).

Os passos para determinar os requisitos de espaço para a recepção e expedição são (Tompkins et al., 2003, p.414 e p.419-420):

  1. Determinar o que vai ser recebido e expedido;
  2. Determinar o número e tipo de cais;
  3. Determinar os requisitos de espaço para a área de recepção e expedição no interior da instalação.

Quadro de análise das operações de recepção e expedição:

Descrição Comprimento Frequência da expedição Transporte Manuseamento de mercadorias
Tipo Capacidade Tamanho Peso Modo Especificações Método Tempo
A A A A A A A A A A

(A-dados a inserir)

O quadro deve ser adicionalmente identificado com:

  1. Nome da empresa;
  2. Preparado por;
  3. Data de registo;
  4. Matéria-prima;
  5. Produtos acabados;
  6. Página (inserir número da página actual);
  7. De (inserir número total de páginas);
  8. Materiais de consumo corrente.
Figura 1. Camião de carga

Para determinar o que vai ser necessário para a recepção e expedição e com base no quadro de análise temos que as primeiras sete colunas do quadro de análise das operações de recepção e expedição do quadro incluem informação sobre o quê, quando e quantos artigos são recebidos ou expedidos. Para uma operação de recepção ou expedição ou uma operação que tem objectivos semelhantes a uma operação existente, esta informação pode ser obtida a partir de relatórios de recepções ou expedições realizadas. Caso seja uma operação nova, deve ser analisada a informação das listas dos componentes e estudos de mercado para determinar unidades de carga e quantidades de encomendas razoáveis. Uma vez obtida estas informações pode-se completar as primeiras sete colunas do quadro de análise. A oitava e nona coluna identificam o tipo de camião ou transportadora (Figura 1) usados na recepção e expedição de mercadorias. Devem ser especificados pelo menos: o tipo de transportadora, o comprimento total, largura total, altura total e altura do chão até ao cais de carregamento.

Para determinar o número e o tipo de cais, e com base no quadro de análise, temos a possibilidade através da análise de filas de espera de determinar o número de cais que prestam o serviço exigido se as chegadas ao cais seguirem uma distribuição (Poisson) e se estas não variarem significativamente com o tempo. Se as distribuições do número de chegadas e serviço variarem com a hora do dia, dia da semana ou número de transportadoras à espera no cais, deve-se usar simulações para os cálculos. No quadro de análise as duas últimas colunas dizem respeito ao manuseamento de mercadorias dentro e fora da transportadora. Se o quadro for criado para uma área de recepção e expedição já existente então os métodos actuais de descarregamento e carregamento de mercadorias devem ser avaliados e, se forem aceitáveis, registados no quadro. Se o quadro for completado para uma nova operação, os métodos do manuseamento de cargas devem ser determinados segundo um determinado procedimento (ver Tompkins et al., 2003, p.167-173). O tempo exigido para descarregar e carregar uma transportadora pode ser determinado através da análise de dados obtidos anteriormente, tal como uma amostra do processo ou estudo dos tempos para uma operação existente. A exactidão das respostas e o esforço necessário para determinar os tempos padrão utilizando estes métodos proporciona às pessoas encarregues do planeamento da instalação o uso de períodos de tempo pré-determinados. Os períodos de tempo pré-determinados são utilizados para novas operações de recepção e expedição. Os períodos de tempo pré-determinados podem variar desde um padrão muito generalizado (macro) até padrões muito detalhados (micro).

Uma vez completo o quadro de análise estão bem definidas as funções de recepção e expedição, que vão assegurar o correcto planeamento das operações (Tompkins et al., 2003, p.414).

Após o cálculo do número de cais necessários, deve ser planeada a configuração do cais, o primeiro passo quando se planeia a área do cais será a movimentação das mercadorias pelas instalações. Alguns requisitos para as carrinhas transportadoras são (Tompkins et al., 2003, p.416-417):

  1. Estradas de serviço bidireccionais deverão ter pelo menos 7.3152 metros de largura;
  2. Estradas de serviço unidireccionais deverão ter pelo menos 3.6576 metros de largura;
  3. Caso exista uma via pedonal na estrada de serviço deverá ter pelo menos 1.2192 metros de largura e terá ser separada da estrada de serviço;
  4. Abertura de portões em caminhos bidireccionais deverá ter pelo menos 8.5344 metros de largura;
  5. Abertura de portões em caminhos unidireccionais deverá ter pelo menos 4.8768 metros de largura;
  6. Abertura de portões deverá ter pelo menos 1.8288 metros de largura se os peões também usarem o portão;
  7. Se houver possibilidade, todo o tráfego de viaturas deverá ser no sentido contrário ao dos ponteiros do relógio;
  8. As áreas de espera das transportadoras deverão ser atribuídas na extensão das áreas de carregamento do cais e deverão ser suficientemente grandes para se necessário carregarem o máximo número possível de transportadoras em qualquer altura.

Determinação dos requisitos do espaço exterior das instalações para a movimentação das transportadoras através dos seguintes passos (Tompkins et al., 2003, p.418-419):

  1. Determinar o número de cais necessários;
  2. Determinar o padrão de movimentações das transportadoras;
  3. Determinar se é possível usar cais a 90º, senão for possível então usar cais com outros ângulos para o espaço disponível;
  4. Determinar a largura do cais e respectiva profundidade para acomodar as transportadoras;
  5. Cálculo do espaço total exterior através do espaço determinado no passo anterior e do número de cais determinado no primeiro passo.
Figura 2. Armazém de mercadorias

Por forma a determinar os requisitos de espaço no interior do armazém para a recepção, o espaço do armazém deverá possuir locais tais como (Tompkins et al., 2003, p.419-421):

  1. Existência de escritórios para a supervisão e actividades de escritório para as operações de recepção e expedição. Devem ser proporcionados 11,6 m2 de espaço a cada funcionário do cais que trabalhe frequentemente no escritório. O escritório do supervisor deve ser localizado dentro da área do cais e muitas das actividades de processamento de dados vão ser juntadas com actividades semelhantes no resto do armazém (Figura 2);
  2. Um espaço de espera para a recepção é essencial para acumular mercadorias recebidas que são rejeitadas durante inspecções e esperam o retorno para o respectivo fornecedor. Nunca deve ser permitido ao material rejeitado acumular na área de espera da recepção, pois assim certamente haverá mercadorias rejeitadas que serão introduzidas no armazém. Deverá existir um área de espera de recepção separada e distinta. O espaço exigido para a zona de espera da recepção vai depender do tipo de mercadorias rejeitadas, o processo utilizado para tal e a oportunidade da disposição das mercadorias rejeitadas;
  3. Locais para acondicionar dispositivos para colecta e tratamento do lixo e contentores de reciclagem. As operações no cais, especialmente a operação de recepção cria uma quantidade enorme de lixo. Assim deve existir uma zona dentro das áreas de recepção e expedição para a eliminação e reciclagem destes materiais. Caso falhem nestas operações resultará em má manutenção do armazém, congestionamento, condições inseguras de trabalho e uma diminuição na produtividade. As operações de recepção e expedição são muitas vezes planeadas sem dar grande importância à eliminação do lixo e à sua reciclagem, tendo depois que sacrificar espaço que de outra forma estaria a ser utilizado para outras funções por forma a guardar estes materiais. Visto que as operações do cais criam lixo e outros materiais que devem ser eliminados, é necessário estar preparado para estas situações;
  4. Espaço de armazenagem para guardar paletes e materiais para embalar. Um espaço vazio com materiais destes é importante pois é habitual a chegada de cargas não-paletizadas ou de outras maneiras que requerem uma correcta paletização. Deve estar disponível um conjunto de paletes no cais para esta operação.
  5. Locais de descanso para os condutores, uma zona destinada para os condutores quando não estão a trabalhar. Esta zona deve incluir bancos, cadeiras ou sofás, revistas e se possível, máquinas de bebidas, telefones e quartos para descansar para ir de encontro às necessidades dos condutores enquanto aguardam que os seus camiões estejam a ser descarregados e carregados. O espaço deverá ter 11,6 m2 para o primeiro condutor, e adicionalmente 2,3 m2 para cada condutor adicional esperado na zona ao mesmo tempo. Sendo assim, uma zona de descanso para três condutores terá aproximadamente 16,3 m2;
  6. Áreas de preparação ou de espera, são áreas dento do departamento de recepção onde as cargas retiradas das transportadoras são colocadas antes de serem expedidas. A área de espera pode não existir se as cargas forem necessárias imediatamente após o descarregamento. Se a operação consistir em remover as cargas da transportadora e a sua colocação numa zona de espera antes de serem expedidas, então deve existir uma zona para guardar a mercadoria. De modo semelhante as áreas de espera são áreas dentro do departamento de expedição onde as mercadorias são colocadas e verificadas antes de serem carregadas na transportadora. A área de preparação não existe se as cargas retiradas do armazém forem directamente carregas para as transportadoras.

O espaço exigido para as áreas de preparação ou espera pode ser determinado se se considerar o número de transportadoras para as quais a mercadoria vai ser armazenada nestas áreas e o espaço exigido para armazenar a mercadoria de cada transportadora. Geralmente, quando as áreas de preparação ou espera estão a ser usadas, deve ser atribuído espaço suficiente a cada transportadora para cada cais. Quando se torna evidente que existe variação por hora no descarregamento e carregamento, deve-se considerar espaço para armazenar duas ou mais transportadoras nas áreas de preparação ou espera. O custo destas áreas deve ser comparado com o custo de descarregamento e carregamento das transportadoras para determinar o espaço realmente necessário de armazenagem. Se o modelo de simulação for usado para determinar o número de cais, também pode ser usado para determinar o compromisso entre custos. O espaço exigido para armazenar mercadoria descarregada de ou a ser carregada em transportadoras, vai depender do tamanho da transportadora, e da utilização do volume ou espaço nas áreas de preparação ou espera. Geralmente a mercadoria pode ser armazenada à altura da transportadora e muitas vezes até mais alto. O contrário acontece nas áreas de preparação onde a verificação das encomendas acontece. O equipamento de armazenagem pode ser usado nas duas áreas mas regra geral não tem a versatilidade exigida para armazenagem temporário nestas áreas.

  1. Área para manobra de equipamento de manuseamento de cargas existe desde a parte de trás da rampa do cais ao princípio da área de preparação ou de espera. O espaço de manobra vai depender do tipo de equipamento de manuseamento de carga.

Este último ponto é demonstrado na seguinte tabela de folgas mínimas de manobra para as áreas de recepção e expedição:

Equipamento de manuseamento de material utilizado Folgas mínimas de manobra(m2)
Tractor 1,3
Carrinha de plataforma 1,1
Empilhadora 1,1
Carrinha para corredores estreitos 0,9
Handlift(jack) 0,7
Four wheel hand truck 0,7
Two wheel hand truck 0,6
Manualmente 0,5

O primeiro objectivo do engenheiro encarregue do planeamento da fábrica é colocar as transportadoras na autoestrada de modo seguro. Assim, o primeiro passo será a determinação da localização das instalações e do cais no local de construção e a criação estradas de acesso seguras para a zona do cais. Antes de posicionar o edifício e o cais no plano de construção, deve-se responder às seguintes questões (Tompkins et al., 2003, p.429-430):

  1. Onde é necessário ou produzido o material na fábrica?
  2. Quanto espaço irá ser necessário para o cais e a zona de movimentação do material?
  3. Irá a operação precisar de mais posições no cais?
  4. Que tipo de cais é o mais indicado para a operação?
  5. Qual é o design mais seguro para as estradas de acesso?
  6. Irá a operação receber ou expedir encomendas por via férrea?
  7. De que modo irá a topografia do espaço afectar o tráfego e as operações no cais?
  8. Quais são as dimensões para uma aproximação segura das transportadoras ao cais?

Antes de decidir onde colocar a fábrica e o cais no terreno de construção, é preciso determinar onde será o cais dentro do edifício. Isto dependerá de onde serão necessárias as recepções ou de onde originam as expedições dentro da fábrica. O destino do material irá influenciar se a instalação vai ter um cais central ou diversos cais próximos do local de utilização dos materiais . Cada um vai exigir diferentes folgas dos limites ou fronteiras do edifício. Tradicionalmente, os edifícios tinham um cais. Em instalações pequenas, a expedição e a recepção eram realizadas conjuntamente, já em instalações maiores os dois processos podiam ser realizados separadamente embora contíguos. O cais central vai reduzir os custos de supervisão e usa de modo eficiente os operadores e o equipamento do manuseamento de material. As manobras externas e a área de parqueamento para este tipo de cais têm que acomodar o maior número de transportadoras a operar em qualquer momento. Também terá que poder operar com transportadoras grandes e pequenas. A utilização de diversos cais tem vindo a tornar-se mais popular pois o inventário de existências de JIT exigem um fluxo eficiente de material ou componentes para os departamentos de produção. Com esta configuração, encontram-se dispostos vários cais à volta do perímetro da fábrica. Cada um é concebido para servir uma determinada linha de produção ou área de operação. Um cais pode receber pequenas encomendas frequentemente, provenientes de camiões ligeiros. Outro cais poderia receber encomendas de camiões maiores, mais baixos e mais largos do que era previamente permitidos pelas regulações. Assim o tipo de cada cais vai ser diferente e irá afectar o planeamento do edifico e dos cais no terreno da fábrica. Como se pode observar, os cais são dos primeiros requisitos no terreno e são vitais para que as operações corram sem quaisquer problemas. Adicionalmente, os planos para a expansão da instalação devem incluir a recepção e expedição. Uma regra importante na expansão é a expansão do armazém sem que haja interrupção das operações do cais.