Logística/Gestão de existências/Introdução/Funções das existências

A existência de stocks deve-se ao facto de não haver um ajuste perfeito entre a procura e a oferta. Por várias razões e frequentemente, a oferta e a procura diferem, respectivamente, nas quantidades de stock fornecido e encomendado. Essas razões podem ser explicadas através de quatro factores: tempo, descontinuidade, incerteza e economia.

O factor tempo está relacionado com o longo processo de produção e distribuição necessário antes de um produto chegar ao consumidor final. Tempo é algo essencial para a realização de numerosas tarefas, tais como: a elaboração do plano de produção; a requisição de matérias-primas; o transporte dos materiais (tempo em trânsito) e a sua inspecção; a produção e a sua expedição para os armazenistas ou consumidores (tempo em trânsito). Como é normal, poucos consumidores estão dispostos a esperar tanto tempo para fazerem as suas compras. Os stocks permitem que uma organização reduza o tempo necessário para satisfazer a procura. Quando se dispõe de produtos imediatamente ou dentro de um período razoável, adquire-se boa reputação e consequentes benefícios por parte da organização.

O factor descontinuidade permite o tratamento de várias operações dependentes (retalho, distribuição, armazenagem, manufactura e aquisição) de uma forma independente e económica. A existência de stocks torna desnecessário que se ligue directamente a produção ao consumo ou que se force o consumo a adaptar-se às necessidades de produção. Os stocks libertam cada fase do processo de fornecimento-produção-distribuição da fase seguinte, possibilitando que cada uma opere mais economicamente. A existência de stocks de matérias-primas isola o fornecedor do consumidor; os stocks de produtos em vias de fabrico isolam os departamentos de produção uns dos outros; e os stocks de produtos acabados isolam os consumidores dos produtores. O factor descontinuidade permite a uma empresa a programação de muitas operações com um melhor nível de desempenho do que seria possível se estas fossem integradas dependendo umas das outras.

O factor incerteza refere-se aos eventos imprevisíveis que interferem nos planos iniciais de uma organização. Este factor inclui erros nas estimativas da procura; variações nos rendimentos da produção; avarias nos equipamentos, greves, acções da natureza, atrasos na expedição e mudanças climatéricas bruscas. Quando há stock disponível, a empresa encontra-se a salvo de casos como estes, que não foram planeados, nem previstos.

O factor economia permite que uma organização beneficie de alternativas de redução de custos, tais como a compra/produção de artigos em quantidades económicas. Uma das formas de reduzir os custos de um modo significantivo é a compra de grandes quantidades, com descontos de quantidade. Quando se encomendam produtos sem ter em conta o seu transporte e a dimensão do lote económico de encomenda, os custos por unidade podem tornar-se excessivos. A antecipação do aumento iminente dos custos dos materiais também influenciam positivamente a compra de artigos em grandes quantidades. Os stocks podem ser utilizados para manter a taxa de produção e estabilizar aos níveis de mão-de-obra em actividades temporárias ou sazonais.

Outra forma de explicar para que servem os stocks é através da introdução de classificações funcionais das existências. Todos os tipos de stock podem ser incluídos numa das seguintes categorias, com base na sua utilidade:

Stock corrente;
Stock de segurança;
Stock de antecipação;
Stock em trânsito;
Stock de dissociação.

Stock corrente (também conhecido como stock cíclico ou do tamanho do lote) é o stock adquirido e mantido em antecipação às necessidades para que as encomendas possam ser feitas em lotes. O dimensionamento dos lotes é feito de modo a reduzir os custos de encomenda e de posse, obter descontos de quantidade ou beneficiar de tarifas de transporte mais baixas. Na generalidade, o stock corrente de uma organização é constituído pela quantidade média de stock resultante dos tamanhos dos lotes.

Stock de segurança (também denominado de stock tampão ou de flutuação) é o stock mantido em reserva para fazer face às incertezas da oferta e da procura. O stock de segurança é a média das existências durante os ciclos de reposição de modo a evitar a ruptura do stock.

Stock de antecipação (stock sazonal ou stock de estabilização) é um stock acumulado para fazer face aos picos de procura sazonal, greves, períodos de encerramento para férias ou deficiências na capacidade de produção. Este stock é adquirido com antecedência em relação às necessidades, para equilibrar a produção e estabilizar os níveis de mão-de-obra.

Stock em trânsito ou de produtos em curso de fabrico é o stock posto em trânsito para compensar o tempo que o material leva a chegar como matéria-prima, a percorrer o processo de produção e que leva a entregar o produto acabado. Externamente, este stock encontra-se em camiões, navios e carruagens ou em oleodutos. Internamente, este stock encontra-se a ser processado ou a ser movimentado entre centros de trabalho.

Stock de dissociação é o stock acumulado entre actividades ou fases dependentes de forma a reduzir a necessidade de operações sincronizadas. Esta é uma forma de isolar uma fase do sistema das outras fases, havendo, portanto, maior independência entre diferentes fases. Por conseguinte, este stock serve de facilitador no sistema de fornecimento-produção-distribuição, protegendo-o de utilização/desgaste excessivo.

Claramente, existem diversos tipos de stocks com o objectivo de servirem variados propósitos. Não podem ser geridos exactamente da mesma forma, mas devem ser geridos para desempenharem as suas funções específicas (Tersine, 1988, p. 7-8).