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Revisão das 18h23min de 1 de junho de 2010
O valor do aprovisionamento
A importância do aprovisionameto
Em norma, as empresas negligenciam os custos do aprovisionamento devido à sua complexidade. Todos os processos inerentes a uma empresa como o marketing, produção e vendas são aspectos que exigem muita atenção e tiram ênfase ao aprovisionamento. Isto é de certa forma errado visto que os serviços e os materiais comprados representam 25 a 40 porcento do valor de venda do produto final. Uma área de custos tão grande não pode ser assim negligenciada.
Nos anos 30, o departamento de teoria laborais de Adam Smith criou uma maneira de organizar trabalho por funções para aumentar a eficiência dos operários. Esta organização criou o departamento da procura que foi concebido para aumentar a eficiência de uma empresa em 3 áreas:
- Compra de materiais e serviços;
- Eficiência dos operários por tarefa;
- Beneficiar de compras em larga escala.
O departamento do aprovisionamento teria uma equipa de pessoas para realizar as tarefas de compra como:
- Produzir ordens de compra;
- Planear e receber materiais;
- Seleccionar fornecedores;
- Negociação de termos;
- Pagamento de contas;
- Desenvolvimento de contractos.
Este método funcionou bem até aos anos 70, mas nesta década surgiu o conceito de indivíduo e o poder das equipas. Estes dois novos conceitos organizacionais mudaram a organização de vários aspectos na empresa como a contabilidade serviços de informação e o próprio aprovisionamento. Estes novos conceitos nas antigas estruturas desequilibrou as organizações.
Titulo
À medida que os indivíduos começaram a especificar mais e mais fornecedores, os departamentos responsáveis pela compra ficaram com a responsabilidade primária de processar ordens. Toda a atenção estava agora centrada em satisfazer as necessidades do indivíduo ou da equipa e perdeu-se foco em aspectos do aprovisionamento como a selecção de fornecedores, processo de compra e decisão de compra. Resumindo, a compra deixou de ser um acto administrativo favorável em demasiados negócios. Como resultado, grande parte dos negócios enfrentavam agora uma nova serie de problemas:
- A proliferação de fornecedores;
- Uma explosão de compras de baixo custo, resultando pouco tempo para estratégicas oportunidades de compra do lado dos fornecedores;
- Diversidade de fornecedores do mesmo produto com as mesmas características;
- A compra passou a ser um simples negócio transaccional sem qualquer gestão.
Estes problemas resultaram em custos adicionais ocultos. As milhares de compras a baixo custo, exigidas pelos indivíduos ou equipas, representavam no total entre 40 a 60% do valor das vendas. Estes custos ocultos e indirectos dariam azo a:
- Custos não competitivos para estas despesas;
- Altos custos de transacção;
- Negligência em tarefas administrativas como recepção de bens, auditorias.
O problema com tudo isto é a maximização do valor do dinheiro gasto em compras foi esquecido. Na situação actual onde todas as empresas procuram a maior redução de custos possível o departamento de aprovisionamento não pode ser esquecido. O Aprovisionamento tem simples conceitos e ferramentas para reavaliar o comportamento de uma empresa na altura das compras.
O aprovisionamento na actualidade
São vários os aspectos que podem ser melhorados no aprovisionamento:
- O tempo de ciclo para compras;
- O tempo de ciclo para implementação de melhorias;
- Pessoal fora do departamento que realiza funções indirectas relacionadas com a compra;
- Pouca dedicação à procura de boas localizações para melhoria do fornecimento;
- Falta de foco na inovação;
- Falta de preocupação em encontrar fornecedores chave para satisfazer clientes chave de modo a descobrir bons negócios.
Na actualidade, os mercados estão em constante mudança. Os preços variam diariamente, para todos os negócios, e é necessário a empresa conseguir manter-se a para conseguir atingir o sucesso. É então essencial ter em conta o tempo quando estudamos o aprovisionamento de uma empresa. O tempo de implementação de novas estruturas, a inovação e a melhoria têm de ser rápidas. Já há muito tempo que o aprovisionamento deixou de ser apenas uma compra de um material e tentar pagar a dívida. Agora é uma questão de descobrir como é que os fornecedores nos conseguem inserir mais rapidamente no mercado e como é que a empresa consegue melhorar quando aí chegarmos.
É importante a criação de pontes entre os fornecedores e os clientes. A ausência desta ponte inibe a possibilidade de o cliente melhorar a eficácia do seu negócio. Um bom cliente com um bom negócio é fundamental para qualquer empresa.
Compradores tradicionais | Gestores de aprovisionamento |
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Tabela 1: Problemas relacionados com a compra
Cada aprovisionamento e serviço requerem uma estratégia bem definida para a sua compra e uso.
Gestão do aprovisionamento: metodologia usada para examinar todas as facetas da compra e do uso dos materiais e serviços comprados. Processo designado para maximizar o valor do dinheiro investido em materiais e serviços comprados. É um processo que visa criar estratégias para gerir a procura e o uso dos materiais e serviços.
O novo papel do gestor do aprovisionamento é aceder ao mercado através de uma rede de bons fornecedores que:
- Satisfaçam todos os requisitos e benefícios;
- Tenham a melhor tecnologia, as melhores pratica e os melhores processos;
- Tenham as melhores estruturas de custos;
- Estejam actualizados com o mercado.
O gestor do aprovisionamento e o fornecedor criam uma estratégia para implementar um melhor sistema de entrega que inclua as melhores práticas para o uso e todos os processos de suporte e transacções.
O aprovisionamento gere todas as compras e serviços para reduzir custos e foca os fornecedores em melhorarias na qualidade, consistência e uso.
O aprovisionamento tem com principal propósito optimizar o valor final de um produto para o cliente. A gestão do aprovisionamento tem como objectivo:
- Identificar os melhores fornecedores;
- Analisar todas as indústrias relacionadas e as relações custo/uso;
- Revelar o custo da compra, recibo, inventário e pagamento;
- Determinar o impacto na utilidade e tempo gasto de operários;
- Relacionar o valor dos materiais e serviços com as necessidades e uso do cliente.
A eficácia do aprovisionamento é medido em várias dimensões e não apenas no custo do material ou da aquisição. Entra em conta:
- O custo total, incluindo o custo da unidade, do inventario, descontos e impostos;
- Custos de utilização, gastos e qualidade;
- Custos do processo de compra;
- Tempo de ciclo entre o fornecedor e o cliente.
Processo de Procura | Processo de melhoria contínua | Processo de inovação | |
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Conceitos chave |
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Efeitos |
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Benefícios |
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Tabela 2: Processos base da gestão do aprovisionamento
Gestão de fornecedores
Na escolha dos fornecedores é necessário ter em atenção as necessidades e requisitos do cliente. O fornecedor mais competitivo tende a ter as seguintes características:
- Baixos custos de produção devido a inovação da produção e infraestruturas;
- Têm um bom controlo de custos com processos de qualidade e cartas de controlo de produção;
- Constante inovação e boa tecnologia com uma boa rede de aprovisionamento;
- São normalmente os primeiros a chegar ao mercado com novos e inovadores produtos.
A análise de indústrias e mercados permite encontrar os melhores fornecedores, não só pelo valor do material/serviço, mas também pelo potencial do fornecedor para a inovação da empresa. Essa inovação atinge-se por se criar uma ligação entre o fornecedor e o cliente, onde há uma procura pelo fornecedor que melhor corresponda às necessidades e requisitos do cliente. Há também uma procura pelo fornecedor inovador, que forneça materiais propícios à criação de novos produtos para a empresa poder estar sempre actualizada e não vanguarda. É também dado ênfase à capacidade burocrática do fornecedor e o seu sistema de transporte.
No final de toda a ponderação, será escolhido o fornecedor que obtenha a melhor classificação geral, de acordo com as necessidades da empresa, nos seguintes aspectos:
- Competitividade tecnológica;
- Menores custos;
- Boa posição no mercado e que controle a estrutura de custos;
- Rede de transportes.
Sendo assim, o aprovisionamento tem com principal propósito optimizar o valor final de um produto para o cliente. No âmbito da gestão do aprovisionamento, a procura é definida pela pesquisa de fontes de fornecedoras que preencham todos os requisitos da entidade a aprovisionar. Esta processo terá três passos fundamentais:
- Pesquisa de fontes fornecedoras;
- Classificação das fontes fornecedoras;
- Selecção da fonte fornecedora.
Pesquisa de fontes fornecedoras
Existem factores que delimitam a pesquisa de fornecedores. A busca de fornecedores pode ser mais abrangente ou mais contida dependendo:
- Das características do aprovisionamento - Estas características referem-se ao tipo de compra que irá ser efectuada. Poderá ser uma primeira compra, uma compra repetida ou até uma modificação das especificações da compra;
- Das exigências do cliente - A pesquisa de fornecedores terá de ter uma postura mais ou menos selectiva de acordo com as exigências do cliente em relação à qualidade do produto final;
- Do tempo da pesquisa - Terá de ser feita uma análise para se apurar quais as complicações relativamente ao tempo da pesquisa de novos fornecedores e o tempo de recorrer aos fornecedores habituais e, após essa análise, apurar os limites da pesquisa de novos fornecedores.
Classificação e selecção das fontes fornecedoras
A classificação dos fornecedores localizados na pesquisa terá em conta a localização e dimensão do fornecedor e as características especificadas pelo produtor, intermediário ou cliente. Esta classificação tem como objectivo avaliar aspectos específicos do fornecedor.
Após a classificação ser realizada, a avaliação do fornecedor segue uma hierarquia de especificações dadas pela empresa a ser aprovisionada. As especificações estão relacionadas com o preço, qualidade e entrega. A hierarquia de especificações exigida pelo cliente e a classificação dada aos fornecedores dão informações sólidas ao comprador na escolha da fonte abastecedora.
O comprador poderá avaliar e escolher o fornecedor com:
- Uma pontuação objectiva, onde seguirá a classificação e a hierarquia e escolher sem ponderações a fonte de aprovisionamento;
- Uma pontuação subjectiva, em que o comprador evitará erros de apreciação na classificação;
- Uma pontuação quantitativa, utilizando uma check list com as especificações do comprador ou números-índice de modo a medir o desenvolvimento do fornecedor.
Esta classificação e avaliação é extremamente importante e objectiva em relação às exigências do cliente, mas devemos sempre atender outros factores externos, como o tipo de fornecimento (simples ou múltiplo), as relações entre o comprador, o cliente e o fornecedor, a dimensão, expansibilidade e desenvolvimento das fontes de aprovisionamento.
Outro importante assunto no que trata seleccionar uma fonte de aprovisionamento, é qual o número ideal de fornecedores. A resposta está no balanceamento entre os efeitos no custo total da compra e na segurança dos fornecimentos. No que toca a custos, escolher vários fornecedores poderá baixar o preço da aquisição, mas em contrapartida poderá aumentar outros custos como o transporte, e impossibilitaria a hipótese de desconto sobre grandes volumes. No entanto a segurança no fornecimento estará garantida, visto que a empresa a aprovisionar não estará dependente apenas de um fornecedor, assegurando assim o aprovisionamento.
No entanto, recorrer a uma única fonte abastecedora é por vezes a única solução. Em certos casos onde a empresa necessita de produtos com tecnologia complexa ou patenteados, a reputação do fornecedor é favorável ou quando o cliente exige um determinado fornecedor, o comprador ver-se-à obrigado a recorrer a um único fornecedor. O problema estará na falta de segurança no aprovisionamento e o facto de as quantidades exigidas pelo comprador não poderem ser altas, aumentando em certos casos o preço do produto a adquirir.
Negociação
Na negociação trata-se de todos os aspectos burocráticos inerentes à aquisição. Neste processo iremos averiguar:
- O que se negoceia;
- Como se negoceia;
- Curvas de aprendizagem.
Por negociação entende-se qualquer forma de comunicação através da qual os participantes procuram explorar as sua forças relativas com vista a atingir fins específicos. Na área de aprovisionamentos o “que se negoceia” não é mais do que um conjunto de tópicos relacionados com a compra:
- Modificação do preço;
- Processo de fixação dos preços;
- Descontos (quantidade, revenda ou financeiros);
- Condições de pagamento;
- Custos e condições de transporte;
- Alteração de datas ou de especificações;
- Acondicionamento, embalagem e distribuição;
- Fornecimento de amostras;
- Indemnizações, etc.
Como se negoceia
A negociação compreende, geralmente, três fases: pré-negociação, negociação propriamente dita e pós-negociação. A pré-negociação compreende todas as acções preliminares à negociação propriamente dita, designadamente:
- Determinação de quem vai negociar;
- Local da negociação (se aplicável);
- Recolha de informações;
- Fixação de objectivos;
- Alinhamento de tácticas e estratégias.
Para a negociação propriamente dita, algumas técnicas podem ser utilizadas, tais como:
- Colocação de assuntos mais controversos no final da agenda, após obtenção de acordo em matérias mais consensuais;
- Utilização da informação a disponibilizar como meio de pressão sobre a parte contrária;
- Flexibilidade para efectuar concessões, mas sempre de forma a que se ”sacrifique um dedo para se conseguir um braço”.
A curva de aprendizagem ilustra o fenómeno da redução de horas de produção acumuladas à medida que aumenta o número de unidades produzidas (redução da hora de trabalho por unidade produzida).
A utilização das curvas de aprendizagem no processo de negociação pode ser importante (prazos de entrega e custo global de encomendas), sendo de evitar nos seguintes casos:
- Sempre que a aprendizagem não for constante;
- Sempre que a relação custo/volume não se afigure significativa face ao custo de análise da curva de aprendizagem.