Utilizador:EJWM/rascunho

O valor do aprovisionamento

  Em norma, as empresas negligenciam os custos do aprovisionamento devido à sua complexidade. Todos os processos inerentes a uma empresa como o marketing, produção e vendas são aspectos que exigem muita atenção e tiram ênfase ao aprovisionamento. Isto é de certa forma errado visto que os serviços e os materiais comprados representam 25 a 40 porcento do valor de venda do produto final. Uma área de custos tão grande não pode ser assim negligenciada.

  Nos anos 30, o departamento de teoria laborais de Adam Smith criou uma maneira de organizar trabalho por funções para aumentar a eficiência dos operários. Esta organização criou o departamento da procura que foi concebido para aumentar a eficiência de uma empresa em 3 áreas:

• Compra de materiais e serviços
• Eficiência dos operários por tarefa
• Beneficiar de compras em larga escala

O departamento do aprovisionamento teria uma equipa de pessoas para realizar as tarefas de compra como:

• Produzir ordens de compra
• Planear e receber materiais
• Seleccionar fornecedores
• Negociação de termos
• Pagamento de contas
• Desenvolvimento de contractos

  Este método funcionou bem até aos anos 70, mas nesta década surgiu o conceito de indivíduo e o poder das equipas. Estes dois novos conceitos organizacionais mudaram a organização de vários aspectos na empresa como a contabilidade serviços de informação e o próprio aprovisionamento. Estes novos conceitos nas antigas estruturas desequilibrou as organizações.

Titulo

  À medida que os indivíduos começaram a especificar mais e mais fornecedores, os departamentos responsáveis pela compra ficaram com a responsabilidade primária de processar ordens. Toda a atenção estava agora centrada em satisfazer as necessidades do indivíduo ou da equipa e perdeu-se foco em aspectos do aprovisionamento como a selecção de fornecedores, processo de compra e decisão de compra. Resumindo, a compra deixou de ser um acto administrativo favorável em demasiados negócios. Como resultado, grande parte dos negócios enfrentavam agora uma nova serie de problemas:

• A proliferação de fornecedores;
• Uma explosão de compras de baixo custo, resultando pouco tempo para estratégicas oportunidades de compra do lado dos fornecedores;
• Diversidade de fornecedores do mesmo produto com as mesmas características;
• A compra passou a ser um simples negócio transaccional sem qualquer gestão.

  Estes problemas resultaram em custos adicionais ocultos. As milhares de compras a baixo custo, exigidas pelos indivíduos ou equipas, representavam no total entre 40 a 60% do valor das vendas. Estes custos ocultos e indirectos dariam azo a:

• Custos não competitivos para estas despesas
• Altos custos de transacção
• Negligência em tarefas administrativas como recepção de bens, auditorias.

  O problema com tudo isto é a maximização do valor do dinheiro gasto em compras foi esquecido. Na situação actual onde todas as empresas procuram a maior redução de custos possível o departamento de aprovisionamento não pode ser esquecido. O Aprovisionamento tem simples conceitos e ferramentas para reavaliar o comportamento de uma empresa na altura das compras.

O aprovisionamento na actualidade

  São vários os aspectos que podem ser melhorados no aprovisionamento:

• O tempo de ciclo para compras
• O tempo de ciclo para implementação de melhorias
• Pessoal fora do departamento que realiza funções indirectas relacionadas com a compra
• Pouca dedicação à procura de boas localizações para melhoria do fornecimento
• Falta de foco na inovação
• Falta de preocupação em encontrar fornecedores chave para satisfazer clientes chave de modo a descobrir bons negócios

  Na actualidade, os mercados estão em constante mudança. Os preços variam diariamente, para todos os negócios, e é necessário a empresa conseguir manter-se a para conseguir atingir o sucesso. É então essencial ter em conta o tempo quando estudamos o aprovisionamento de uma empresa. O tempo de implementação de novas estruturas, a inovação e a melhoria têm de ser rápidas. Já há muito tempo que o aprovisionamento deixou de ser apenas uma compra de um material e tentar pagar a dívida. Agora é uma questão de descobrir como é que os fornecedores nos conseguem inserir mais rapidamente no mercado e como é que a empresa consegue melhorar quando aí chegarmos.

É importante a criação de pontes entre os fornecedores e os clientes. A ausência desta ponte inibe a possibilidade de o cliente melhorar a eficácia do seu negócio. Um bom cliente com um bom negócio é fundamental para qualquer empresa.

Compradores tradicionais Gestores de aprovisionamento • Capacidade de satisfazer Especificações • Preços • Termos de contracto • Entrega • Procura de um fornecedor mais competitivo • Análise tecnológica • Perceber as melhores práticas de uso do material • Análise de custos do fornecedor • Procura das melhores experiencias e aprendizagens por parte do cliente • Gerir a relação com o fornecedor Tabela x problemas relacionados com a compra

Cada aprovisionamento e serviço requerem uma estratégia bem definida para a sua compra e uso. Gestão do aprovisionamento: metodologia usada para examinar todas as facetas da compra e do uso dos materiais e serviços comprados. Processo designado para maximizar o valor do dinheiro investido em materiais e serviços comprados. É um processo que visa criar estratégias para gerir a procura e o uso dos materiais e serviços. O novo papel do gestor do aprovisionamento é aceder ao mercado através de uma rede de bons fornecedores que: • Satisfaçam todos os requisitos e benefícios • Tenham a melhor tecnologia, as melhores pratica e os melhores processos • Tenham as melhores estruturas de custos • Estejam actualizados com o mercado O gestor do aprovisionamento e o fornecedor criam uma estratégia para implementar um melhor sistema de entrega que inclua as melhores práticas para o uso e todos os processos de suporte e transacções. O aprovisionamento gere todas as compras e serviços para reduzir custos e foca os fornecedores em melhorarias na qualidade, consistência e uso. O aprovisionamento tem com principal propósito optimizar o valor final de um produto para o cliente. A gestão do aprovisionamento tem como objectivo: • Identificar os melhores fornecedores • Analisar todas as indústrias relacionadas e as relações custo/uso • Revelar o custo da compra, recibo, inventário e pagamento • Determinar o impacto na utilidade e tempo gasto de operários • Relacionar o valor dos materiais e serviços com as necessidades e uso do cliente. A eficácia do aprovisionamento eh medido em varias dimensões e não apenas no custo do material ou da aquisição. Entra em conta: • O custo total, incluindo o custo da unidade, do inventario, descontos e impostos • Custos de utilização, gastos e qualidade • Custos do processo de compra • Tempo de ciclo entre o fornecedor e o cliente Processo do aprovisionamento Processo de melhoria continua Processo de inovação Conceitos chave • Analise do mercado/industria • Modelos de custos do fornecedor • Mapeamento da cadeia de preços • Benchmarking • Análise da satisfação dos requisitos • Criação de novas soluções Efeitos • Melhores fornecedores com vantagem competitiva • Optimização do uso e do custo do material/serviço • Plano para custo total mínimo de posse. • Preparação para inovação • Protótipos para inovação Benefícios • Consolidação com o fornecedor • Redução de custos • Redução de custos • Redução do tempo usado pelos operários • Melhoria na receita • Melhoria de custos Tabela x-hogouçhpo O aprovisionamento tem com principal propósito optimizar o valor final de um produto para o cliente.No âmbito da gestão do aprovisionamento, a procura é definida pela pesquisa de fontes de fornecedoras que preencham todos os requisitos da entidade a aprovisionar. Esta procura terá três passos fundamentais:

      1. Pesquisa de fontes fornecedoras;
      2. Classificação das fontes fornecedoras;
      3. Selecção da fonte fornecedora.

Pesquisa de fontes fornecedoras

Existem factores que delimitam a pesquisa de fornecedores. A busca de fornecedores pode ser mais abrangente ou mais contida dependendo:

   * das características do aprovisionamento - Estas ecaracterísticas referem-se ao tipo de compra que irá ser efectuada. Poderá ser uma primeira compra, uma
                                               compra repetida ou até uma modificação das especificações da compra;
   * das exigências do cliente - A pesquisa de fornecedores terá de ter uma postura mais ou menos selectiva de acordo com as exigências do cliente em 
                                 relação à qualidade do produto final.
   * do tempo da pesquisa - Terá de ser feita uma análise para se apurar quais as complicações relativamente ao tempo da pesquisa de novos fornecedores e o tempo
                            de recorrer aos fornecedores habituais e, após essa análise, apurar os limites da pesquisa de novos fornecedores.

Classificação e selecção das fontes fornecedoras

A classificação dos fornecedores localizados na pesquisa terá em conta a localização e dimensão do fornecedor e as características especificadas pelo produtor, intermediário ou cliente. Esta classificação tem como objectivo avaliar aspectos específicos do fornecedor. Após a classificação ser realizada, a avaliação do fornecedor segue uma hierarquia de especificações dadas pela empresa a ser aprovisionada. As especificações estão relacionadas com o preço, qualidade e entrega. A hierarquia de especificações exigida pelo cliente e a classificação dada aos fornecedores dão informações sólidas ao comprador na escolha da fonte abastecedora. O comprador poderá avaliar e escolher o fornecedor com:

       - uma pontuação objectiva, onde seguirá a classificação e a hierarquia e escolher sem ponderações a fonte de aprovisionamento; 
       - uma pontuação subjectiva, em que o comprador evitará erros de apreciação na classificação;
       - uma pontuação quantitiva, utilizando uma check list com as especificações do comprador ou números-índice de modo a medir o desenvolvimento do fornecedor. 
   

Esta classificação e avaliação é extremamente importante e objectiva em relação às exigências do cliente, mas devemos sempre atender outros factores externos, como o tipo de fornecimento (simples ou múltiplo), as relações entre o comprador, o cliente e o fornecedor, a dimensão, expansinbilidade e desenvolvimento das fontes de aprovisionamento.

Outro importante assunto no que trata seleccionar uma fonte de aprovisionamento, é qual o número ideal de forncedores. A resposta está no balanceamento entre os efeitos no custo total da compra e na segurança dos fornecimentos. No que toca a custos, escolher vários forncedores poderá baixar o preço da aquisição, mas em contrapartida poderá aumentar outros custos como o transporte, e impossibilitaria a hipótese de desconto sobre grandes volumes. No entanto a segurança no fornecimento estará garantida, visto que a empresa a aprovisionar não estará dependente apenas de um fornecedor, assegurando assim o aprovisionamento. No entanto, recorrer a uma única fonte abastecedora é por vezes a única solução. Em certos casos onde a empresa necessita de produtos com tecnologia complexa ou patenteados, a reputação do fornecedor é favorável ou quando o cliente exige um determinado fornecedor, o comprador ver-se-à obrigado a recorrer a um único fornecedor. O problema estará na falta de segurança no aprovisionamento e o facto de as quantidades exigidas pelo comprador não poderem ser altas, aumentando em certos casos o preço do produto a adquirir.

  4. Negociação

  1. O que se negoceia;
  2. Como se negoceia;
  3. Curvas de aprendizagem.

     Por negociação entende-se qualquer forma de comunicação através da qual os participantes procuram explorar as sua forças relativas com vista a atingir fins específicos.
     Na área de aprovisionamentos o “que se negoceia” não é mais do que um conjunto de tópicos relacionados com a compra:
         * Modificação do preço;
         * Processo de fixação dos preços;
         * Descontos (quantidade, revenda ou financeiros);
         * Condições de pagamento;
         * Custos e condições de transporte;
         * Alteração de datas ou de especificações;
         * Acondicionamento, embalagem e distribuição;
         * Fornecimento de amostras;
         * Indemnizações, etc.

Como se negoceia

A negociação compreende, geralmente, três fases: pré-negociação, negociação propriamente dita e pós-negociação. A pré-negociação compreende todas as acções preliminares à negociação propriamente dita, designadamente:

   * Determinação de quem vai negociar;
   * Local da negociação (se aplicável);
   * Recolha de informações;
   * Fixação de objectivos;
   * Alinhamento de táticas e estratégias.

Para a negociação propriamente dita, algumas técnicas podem ser utilizadas, tais como:

   * Colocação de assuntos mais controversos no final da agenda, após obtenção de acordo em matérias mais consensuais;
   * Utilização da informação a disponibilizar como meio de pressão sobre a parte contrária;
   * Flexibilidade para efectuar concessões, mas sempre de forma a que se ”sacrifique um dedo para se conseguir um braço”.

A curva de aprendizagem ilustra o fenómeno da redução de horas de produção acumuladas à medida que aumenta o número de unidades produzidas (redução da hora de trabalho por unidade produzida). A utilização das curvas de aprendizagem no processo de negociação pode ser importante (prazos de entrega e custo global de encomendas), sendo de evitar nos seguintes casos:

   * Sempre que a aprendizagem não for constante;
   * Sempre que a relação custo/volume não se afigure significativa face ao custo de análise da curva de aprendizagem.

1. Funções do aprovisionamento

Gestão de fornecedores Na escolha dos fornecedores é necessário ter em atenção as necessidades e requisitos do cliente. O fornecedor mais competitivo tende a ter as seguintes características: • Baixos custos de produção devido a inovação da produção e infraestruturas • Têm um bom controlo de custos com processos de qualidade e cartas de controlo de produção • Constante inovação e boa tecnologia com uma boa rede de aprovisionamento • São normalmente os primeiros a chegar ao mercado com novos e inovadores produtos. A análise de indústrias e mercados permite encontrar os melhores fornecedores, não só pelo valor do material/serviço, mas também pelo potencial do fornecedor para a inovação da empresa. Essa inovação atinge-se por se criar uma ligação entre o fornecedor e o cliente, onde há uma procura pelo fornecedor que melhor corresponda às necessidades e requisitos do cliente. Há também uma procura pelo fornecedor inovador, que forneça materiais propícios à criação de novos produtos para a empresa poder estar sempre actualizada e não vanguarda. É também dado ênfase à capacidade burocrática do fornecedor e o seu sistema de transporte. No final de toda a ponderação, será escolhido o fornecedor que obtenha a melhor classificação geral, de acordo com as necessidades da empresa, nos seguintes aspectos: • Competitividade tecnológica • Menores custos • Boa posição no mercado e que controle a estrutura de custos • Rede de transportes