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In order to achieve greater economies of scale, an organization’s procurement functions may be joined into shared services. This combines several small procurement agents into one centralized procurement system.
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[edit] Procurement process
[edit] Procurement process

Procurement may also involve a bidding process i.e, Tendering. A company may want to purchase a given product or service. If the cost for that product/service is over the threshold that has been established (eg: Company X policy: "any product/service desired that is over $1,000 requires a bidding process"), depending on policy or legal requirements, Company X is required to state the product/service desired and make the contract open to the bidding process. Company X may have ten submitters that state the cost of the product/service they are willing to provide. Then, Company X will usually select the lowest bidder. If the lowest bidder is deemed incompetent to provide the desired product/service, Company X will then select the submitter who has the next best price, and is competent to provide the product/service. In the European Union there are strict rules on procurement processes that must be followed by public bodies, with contract value thresholds dictating what processes should be observed (relating to advertising the contract, the actual process etc).
[edit] Procurement steps

Procurement life cycle in modern businesses usually consists of seven steps:

* Information gathering: If the potential customer does not already have an established relationship with sales/ marketing functions of suppliers of needed products and services (P/S), it is necessary to search for suppliers who can satisfy the requirements.
* Supplier contact: When one or more suitable suppliers have been identified, requests for quotation (RFQ), requests for proposals (RFP), requests for information (RFI) or requests for tender (RFT or ITT) may be advertised, or direct contact may be made with the suppliers.
* Background review: References for product/service quality are consulted, and any requirements for follow-up services including installation, maintenance, and warranty are investigated. Samples of the P/S being considered may be examined, or trials undertaken.
* Negotiation: Negotiations are undertaken, and price, availability, and customization possibilities are established. Delivery schedules are negotiated, and a contract to acquire the P/S is completed.
* Fulfillment: Supplier preparation, expediting, shipment, delivery, and payment for the P/S are completed, based on contract terms. Installation and training may also be included.
* Consumption, maintenance, and disposal: During this phase, the company evaluates the performance of the P/S and any accompanying service support, as they are consumed.
* Renewal: When the P/S has been consumed and/or disposed of, the contract expires, or the product or service is to be re-ordered, company experience with the P/S is reviewed. If the P/S is to be re-ordered, the company determines whether to consider other suppliers or to continue with the same supplier.

Revisão das 22h32min de 21 de março de 2010

No âmbito da gestão do aprovisionamento, a procura é definida pela pesquisa de fontes de fornecedoras que preencham todos os requisitos da entidade a aprovisionar. Esta procura terá três passos fundamentais:

      1. Pesquisa de fontes fornecedoras;
      2. Classificação das fontes fornecedoras;
      3. Selecção da fonte fornecedora.

Pesquisa de fontes fornecedoras


Existem factores que delimitam a pesquisa de fornecedores. A busca de fornecedores pode ser mais abrangente ou mais contida dependendo:

   * das características do aprovisionamento - Estas ecaracterísticas referem-se ao tipo de compra que irá ser efectuada. Poderá ser uma primeira compra, uma
                                               compra repetida ou até uma modificação das especificações da compra;
   * das exigências do cliente - A pesquisa de fornecedores terá de ter uma postura mais ou menos selectiva de acordo com as exigências do cliente em 
                                 relação à qualidade do produto final.
   * do tempo da pesquisa - Terá de ser feita uma análise para se apurar quais as complicações relativamente ao tempo da pesquisa de novos fornecedores e o tempo
                            de recorrer aos fornecedores habituais e, após essa análise, apurar os limites da pesquisa de novos fornecedores.

Classificação e selecção das fontes fornecedoras

A classificação dos fornecedores localizados na pesquisa terá em conta a localização e dimensão do fornecedor e as características especificadas pelo produtor, intermediário ou cliente. Esta classificação tem como objectivo avaliar aspectos específicos do fornecedor. Após a classificação ser realizada, a avaliação do fornecedor segue uma hierarquia de especificações dadas pela empresa a ser aprovisionada. As especificações estão relacionadas com o preço, qualidade e entrega. A hierarquia de especificações exigida pelo cliente e a classificação dada aos fornecedores dão informações sólidas ao comprador na escolha da fonte abastecedora. O comprador poderá avaliar e escolher o fornecedor com:

       - uma pontuação objectiva, onde seguirá a classificação e a hierarquia e escolher sem ponderações a fonte de aprovisionamento; 
       - uma pontuação subjectiva, em que o comprador evitará erros de apreciação na classificação;
       - uma pontuação quantitiva, utilizando uma check list com as especificações do comprador ou números-índice de modo a medir o desenvolvimento do fornecedor. 
   

Esta classificação e avaliação é extremamente importante e objectiva em relação às exigências do cliente, mas devemos sempre atender outros factores externos, como o tipo de fornecimento (simples ou múltiplo), as relações entre o comprador, o cliente e o fornecedor, a dimensão, expansinbilidade e desenvolvimento das fontes de aprovisionamento.

Outro importante assunto no que trata seleccionar uma fonte de aprovisionamento, é qual o número ideal de forncedores. A resposta está no balanceamento entre os efeitos no custo total da compra e na segurança dos fornecimentos. No que toca a custos, escolher vários forncedores poderá baixar o preço da aquisição, mas em contrapartida poderá aumentar outros custos como o transporte, e impossibilitaria a hipótese de desconto sobre grandes volumes. No entanto a segurança no fornecimento estará garantida, visto que a empresa a aprovisionar não estará dependente apenas de um fornecedor, assegurando assim o aprovisionamento. No entanto, recorrer a uma única fonte abastecedora é por vezes a única solução. Em certos casos onde a empresa necessita de produtos com tecnologia complexa ou patenteados, a reputação do fornecedor é favorável ou quando o cliente exige um determinado fornecedor, o comprador ver-se-à obrigado a recorrer a um único fornecedor. O problema estará na falta de segurança no aprovisionamento e o facto de as quantidades exigidas pelo comprador não poderem ser altas, aumentando em certos casos o preço do produto a adquirir.

  4. Negociação


  1. O que se negoceia;
  2. Como se negoceia;
  3. Curvas de aprendizagem.
     Por negociação entende-se qualquer forma de comunicação através da qual os participantes procuram explorar as sua forças relativas com vista a atingir fins específicos.
     Na área de aprovisionamentos o “que se negoceia” não é mais do que um conjunto de tópicos relacionados com a compra:
         * Modificação do preço;
         * Processo de fixação dos preços;
         * Descontos (quantidade, revenda ou financeiros);
         * Condições de pagamento;
         * Custos e condições de transporte;
         * Alteração de datas ou de especificações;
         * Acondicionamento, embalagem e distribuição;
         * Fornecimento de amostras;
         * Indemnizações, etc.

Como se negoceia

A negociação compreende, geralmente, três fases: pré-negociação, negociação propriamente dita e pós-negociação. A pré-negociação compreende todas as acções preliminares à negociação propriamente dita, designadamente:

   * Determinação de quem vai negociar;
   * Local da negociação (se aplicável);
   * Recolha de informações;
   * Fixação de objectivos;
   * Alinhamento de táticas e estratégias.

Para a negociação propriamente dita, algumas técnicas podem ser utilizadas, tais como:

   * Colocação de assuntos mais controversos no final da agenda, após obtenção de acordo em matérias mais consensuais;
   * Utilização da informação a disponibilizar como meio de pressão sobre a parte contrária;
   * Flexibilidade para efectuar concessões, mas sempre de forma a que se ”sacrifique um dedo para se conseguir um braço”.

A curva de aprendizagem ilustra o fenómeno da redução de horas de produção acumuladas à medida que aumenta o número de unidades produzidas (redução da hora de trabalho por unidade produzida). A utilização das curvas de aprendizagem no processo de negociação pode ser importante (prazos de entrega e custo global de encomendas), sendo de evitar nos seguintes casos:

   * Sempre que a aprendizagem não for constante;
   * Sempre que a relação custo/volume não se afigure significativa face ao custo de análise da curva de aprendizagem.

Procurement systems

Another common procurement issue is the timing of purchases. Just-in-time (JIT) is a system of timing the purchases of consumables so as to keep inventory costs low. Just-in-time is commonly used by Japanese companies but widely adopted by many global manufacturers from the 1990s onwards. [edit] Shared services

In order to achieve greater economies of scale, an organization’s procurement functions may be joined into shared services. This combines several small procurement agents into one centralized procurement system. [edit] Procurement process